Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Таблица сроков с изменениями в 2021 году
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения (пожертвования) имущества |
до ликвидации организации |
постоянно |
|
Договор лизинга |
пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества |
постоянно |
|
Документы по залогу недвижимости |
десять лет |
постоянно |
|
Договор мены недвижимости |
до ликвидации организации |
пять лет |
|
Договор поручения |
пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества |
пять лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
десять лет |
пять лет |
|
Паспорта сделок |
пятнадцать лет |
постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
пять лет при условии погашения долга |
пять лет |
|
Счета-фактуры |
пять лет |
четыре года |
|
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов) |
шесть лет |
пять лет |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Пять лет |
Семьдесят пять лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов |
пять лет |
срок не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
пять лет |
срок не установлен |
|
Расчет по страховым взносам |
пятьдесят лет |
срок не установлен |
|
Документы о переоценке основных фондов и амортизации |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Документы о списании основных средств и нематериальных активов |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю |
пять лет после выбытия имущества |
постоянно |
|
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения |
пять лет |
постоянно |
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.
Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.
Хранение выписок банка и платежных поручений
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Для чего нужно платежное поручение
Как мы отметили ранее, документ применяется российскими экономическими субъектами для осуществления разного вида расчетов. Основные направления:
- зачисление заработной платы персоналу;
- оплата страховых взносов и налогов в соответствующие бюджеты государства;
- погашение задолженностей перед поставщиками и подрядчиками;
- перечисление авансовых платежей, банковских гарантий по госконтрактам и договорам;
- приобретение ценных бумаг, иностранной валюты, драгоценных металлов;
- переводы между расчетными счетами одного экономического субъекта;
- оплата неустоек, штрафов, пеней, расчеты за государственные пошлины, сборы.
Что относится к данной категории
Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:
- кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
- товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
- платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
- платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
- бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.
Новый срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году:таблица
В 2021 году действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения бухгалтерских документов.
Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.
Все новые сроки хранения бухгалтерских документов в 2021 года представлены далее в таблице.
| Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки): | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет (1) | |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет | – |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | – |
| Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: | (1) В других организациях – До минования надобности (2) При отсутствии годовых – Постоянно |
|
| а) сводные годовые, годовые; | Постоянно (1) | |
| б) квартальные; | 5 лет (2) | |
| в) месячные | 1 год | |
| Отчеты об исполнении смет: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) сводные годовые; | Постоянно | |
| б) годовые; | Постоянно | |
| в) квартальные | 5 лет (1) | |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: | (1) При отсутствии годовых – Постоянно | |
| а) годовые; | Постоянно | |
| б) полугодовые, квартальные | 5 лет (1) | |
| Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): | – | |
| а) годовая; | До ликвидации организации | |
| б) промежуточная | 5 лет | |
| Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет (1) | (1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это новое правило с 18.02.2020 ) |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно | – |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет (1) | (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет (1) | (1) После замены новыми |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет (1) | (1) После смены материально ответственного лица |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет | – |
| Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности: | – | |
| а) по месту разработки и (или) утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг | 5 лет (1) | (1) При условии проведения внешней проверки качества работы |
| Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) При условии проведения внешней проверки качества работы (3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (1) (2) (3) | |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: | (1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно (2) При условии проведения внешней проверки качества работы |
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет (1) | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (2) | |
| Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет (1) | (1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета | 5 лет | – |
| Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 лет | – |
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 лет | – |
| Журналы, базы данных учета: | – | |
| а) ценных бумаг; | До ликвидации организации | |
| б) расчетов с организациями; | 5 лет | |
| в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); | 5 лет | |
| г) депонентов по депозитным суммам; | 5 лет | |
| д) доверенностей; | 5 лет | |
| е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; | 5 лет | |
| ж) расчетов с подотчетными лицами; | 5 лет | |
| з) исполнительных листов | 5 лет |
О хранении платежных поручений в электронном виде
Расчетными (платежными) документами являются платежные поручения, инкассовые поручения, платежные требования, платежные ордера, банковские ордера (п. 1.12 Положения № 383-П).
Плательщиками, получателями средств являются, в частности, индивидуальные предприниматели (п. 1.2 Положения № 383-П).
В соответствии с п. 1.10 Положения № 383-П перечень и описание реквизитов платежного поручения, его форма на бумажном носителе, номера его реквизитов устанавливаются Банком России (приведены в приложениях 1, 2 и 3 к Положению № 383-П соответственно).
То есть платежное поручение является банковским документом.
Платежное поручение может составляться, приниматься к исполнению и исполняться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п.
5.4 Положения № 383-П).
В п. 1.9 Положения № 373-П указано, что юридическое лицо, ИП обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
В соответствии с ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ экономический субъект (в рассматриваемом случае – ИП) должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Согласно ч.
6, 8 ст. 9, ч. 7, 9 ст. 10 Закона № 402-ФЗ на бумажных носителях копии электронных документов (регистров), хранящихся на машинных носителях, необходимо формировать:
Учитывая вышеизложенное, полагаем, что платежные поручения в случае проведения расчетов с использованием системы «БанкКлиент» могут храниться в электронном виде без их распечатывания на бумажном носителе.
Рекомендации по вопросу хранения документов в электронном виде представлены Минфином России в письме от 25.09.2009 № 02-06-00/4581.
Данные рекомендации были адресованы Федеральному казначейству, однако полагаем, что ими может воспользоваться и ИП.
Срок хранения платежных поручений в организации
Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет При условии завершения ревизии (проверки).В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности 5 лет По учету кадров, оплаты труда и т.п.: Лицевые счета работников 75 лет Положения о премировании работников 5 лет Эти документы хранятся пять лет после замены новыми Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.
Пример определения срока действия платежного поручения
Для того, чтобы определиться с периодом времени, в течение которого платежное поручение считается действительным, рассмотрим конкретный пример. В соответствии с п. 5.5 Правил перечисления денежных средств, утв. Центробанком, срок действия платежного поручения составляет 10 календарных дней. При этом не следует путать календарные и рабочие дни.
Теперь переходим к конкретному примеру. ООО «Компания» сформировала платежное поручение 11 февраля 2021 года. Для того, чтобы определить срок действия этого поручения необходимо отсчитать 10 календарных дней. Начинаем это делать с 12 февраля. То есть данный срок наступает 21 февраля 2021 года. Исходя из этого можно сделать вывод, что предъявить платежное поручение в банк ООО «Компании» необходимо не позднее 21 февраля 2021 года. Если сделать это позже указанного срока, то банковская организация вправе будет отказать в исполнении поручения по причине окончания срока действия.
Зная о том, что срок действия платежки составляет 10 дней, плательщик может легко осуществлять расчеты и своевременно предъявлять в банк платежные документы. Это позволяет компаниям и предпринимателям грамотно планировать свое рабочее время и посещать банк в любое удобное время, а не сразу же после составления поручения. В этом случае у пользователя банковских услуг появляется дополнительные удобства и комфорт при совершении платежных операций.
Способы получения выписки по счету
Ежемесячно в отчетную дату банк направляет отчет по счету клиенту на электронный адрес. Если нужен оригинал, с печатью банка, то получить его можно несколькими способами.
Способы получить выписку есть такие:
| Офис банка | Следует предъявить паспорт или доверенность, если документ запрашиваться третьим лицом. Срок выдачи документа не превышает 10 минут. |
| Через «Почту России» | Отправить запрос заказным письмом или через форму «обратная связь» на официальном сайте банка. |
| По электронной почте | Запросить отчет по счету можно через специалиста онлайн-чат или позвонив по телефону «горячей линии». |
| Через смс-сообщение | Вариант подходит, если подключена платная услуга смс-информирования. |
| Банкомат | Способ актуален, если у вас есть карта банка, привязанная к счету. |
Устно получить информацию можно через сотрудников службы поддержки.
Банковская выписка – это первичка?
Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015):
Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают.
Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями. Законом не установлена необходимость внесения в выписки по банковскому счету сведений о получателях денежных средств и основаниях платежей.
Также см. «Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
>Срок хранения банковских документов в 2021 году
Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.
Сроки хранения банковских выписок и платежных поручений
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.