Номенклатура дел по охране труда в ДОУ 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел по охране труда в ДОУ 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Срок хранения документов в 2021 году

Мы рекомендуем обязать руководителей структурных подразделений (лиц, ответственных за проведение соответствующих инструктажей) при проведении первичного, как обычно, а в данном случае внепланового инструктажа, знакомить работников с инструкциями по охране труда под подпись в листе ознакомления к каждой инструкции.

Некоторые считают это лишним и ошибаются.

В соответствии со ст. 22 ТК РФ все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

И помните непреложную истину, что все инструкции по охране труда писаны кровью. Когда происходит тяжёлый или смертельный несчастный случай, в ходе расследования устанавливается, имел ли место быть этот самый момент ознакомления. Лист ознакомления как раз позволит доказать, что работодатель и ответственное лицо, им назначенное, добросовестно исполнили свои обязанности.

В этой части Светлана позаимствовала грамотный комментарий нашей подписчицы Натальи (спасибо, Наталья)

Обязанность работодателя по проведению обучения по охране труда и в том числе внепланового инструктажа регламентирована абз. 9 ч. 2 ст. 212 ТК РФ. Эта общая норма получила развитие в Порядке обучения по охране труда…, утверждённом постановлением Минтруда и Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29 (далее — Порядок обучения).

При введении в действие новых или изменении законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, а также инструкций по охране труда должен быть проведён внеплановый инструктаж по охране труда (п.2.1.6 Порядка обучения).

Требование об издании приказа или иного распорядительного документа о проведении внепланового инструктажа по охране труда Порядком обучения не установлено. Мы рекомендуем проводить внеплановый инструктаж после издания приказа руководителя. Приказ, подписанный руководителем, подлежит регистрации по правилам делопроизводства, установленным внутренними документами компании. В противном случае у ответственных лиц не возникнет обязанности проводить инструктаж, а у работодателя не будет возможности отчитаться перед контролирующими органами о своевременном проведении инструктажа.

Для назначения внепланового инструктажа в приказе должны содержаться следующие сведения:

• когда проводится внеплановый инструктаж по охране труда, основания назначения;
• время и место проведения; перечень сотрудников, подлежащих инструктажу;
• указание на работника, обеспечивающего контроль за исполнением приказа.

Согласно п. 2.1.3 Порядка обучения, внеплановый инструктаж с сотрудниками должен проводить их непосредственный руководитель. А п. 2.3.2 — 2.3.6 Порядка обучения указывает, что инструктирующий обязан пройти обучение и проверку знаний в образовательной организации, имеющей лицензию на право ведения образовательной деятельности и аккредитацию Минтруда. Кроме того, в соответствии с п. 3.3 Порядка обучения при введении новых нормативных правовых актов, содержащие требования охраны труда, необходимо провести внеочередную проверку знаний работникам организации независимо от срока проведения предыдущей проверки в объёме требований только этих нормативных актов.

Таким образом, необходимо обратиться с заявкой в образовательную организацию с целью организации такой проверки знаний, но будьте готовы раскошелиться на оплату за обучение, поскольку п. 3.9 Порядка обучения позволяет таким организациям проверку знаний только тех, кто проходили в них обучение по охране труда. Некоторые специалисты упрощают данную процедуру тем, что организуют очередное (внеплановое) обучение в образовательной организации и тем самым получают новые удостоверения с актуальной датой (после всех изменений в НПА).

В заключении, обрадуем вас двумя вещами:

1. Практически из всех новых правил убраны требования к работникам;
2. Новые правила зачастую полностью повторяют ранее действовавшие. Так что работы по объёму будет не так много, а вот суеты и нервозности будет хоть отбавляй.

Сохраняйте спокойствие, как прошлогодний пряник, а если возникают сложности, обращайтесь к нам на сайте и/или в социальных сетях и следите за нашими публикациями!

Конец.

Оцените статью, поставив рейтинговую звёздочку!

• Охрана труда администрации
• Охрана труда учителя
• Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
• Охрана труда обслуживающего персонала
• Вводный инструктаж для работников школы
• Техника безопасности классного руководителя
• Техника безопасности для учащихся
• Инструктажи для учащихся
• Охрана труда психолога
• Техника безопасности в библиотеке
• Охрана труда в школьной столовой
• Перечень инструкций по охране труда в школе

• Кабинет начальной школы
• Кабинет физики
• Кабинет информатики
• Кабинет биологии
• Кабинет химии
• Кабинет технологии
• Учебные мастерские
• Спортивный зал
• Кабинет ОБЖ
• Кружки, студии, секции

• Пожарная безопасность в школе
• Инструктажи по пожарной безопасности в школе
• Пожарная безопасность в ДОУ
• Видео по пожарной безопасности
• Перечень инструкций по пожарной безопасности

• Должностные инструкции для пришкольного лагеря
• Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
• Инструкции для школьного лагеря
• Инструкции для детей пришкольного лагеря
• Инструктажи для детей пришкольного лагеря

Что должны сделать работодатели в связи с утверждением новых нормативных актов по ОТ:

• Рассмотреть и проанализировать законодательные и нормативные акты по охране труда, которые касаются деятельности организации.
• Актуализировать (привести в соответствие) локальные нормативные акты по охране труда и ознакомить с ними персонал.
• Провести внеплановый инструктаж.
• Организовать и провести внеочередную проверку знаний по ОТ. При этом нужно принимать во внимание новые нормативные акты, содержащие требования охраны труда. Организации имеют право создавать комиссии, которые будут проводить проверки. Члены таких комиссий обязательно должны пройти переобучение.

Кроме того, работодателям необходимо провести оценку профессиональных рисков и постепенно снижать количество рабочих мест с опасными условиями труда (для этих целей рекомендуется внедрять современные технологии производства).

Важные нюансы, затрагивающие нормативно-правовые акты в области охраны труда:

• Поверку знаний по ОТ необходимо провести в обязательном порядке (независимо от даты предыдущей проверки).
• Порядок проведения проверки устанавливается с учетом нормативной документации, регулирующей безопасность конкретных работ.
• В поле «Тип проверки знаний» протокола проверки следует указать «Внеочередная».

• санэпиднадзора; пожналзора; энергонадзора; котлонадзора и др. (указанные документы могут быть заменены записью в Акте готовности образовательного учреждения к новому учебному году, заверенной в установленном порядке представителем соответствующего органа государственного надзора).
• Предписания государственных органов надзора:
• таблица сроков проверки оборудования и защитных средств, а также образцы документов отчетности образовательного учреждения.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

• колдоговоре;
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

документы по пожарной безопасности

• Охрана труда администрации
• Охрана труда учителя
• Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
• Охрана труда обслуживающего персонала
• Вводный инструктаж для работников школы
• Техника безопасности классного руководителя
• Техника безопасности для учащихся
• Инструктажи для учащихся
• Охрана труда психолога
• Техника безопасности в библиотеке
• Охрана труда в школьной столовой
• Перечень инструкций по охране труда в школе

• Кабинет начальной школы
• Кабинет физики
• Кабинет информатики
• Кабинет биологии
• Кабинет химии
• Кабинет технологии
• Учебные мастерские
• Спортивный зал
• Кабинет ОБЖ
• Кружки, студии, секции

• Пожарная безопасность в школе
• Инструктажи по пожарной безопасности в школе
• Пожарная безопасность в ДОУ
• Видео по пожарной безопасности
• Перечень инструкций по пожарной безопасности

• Должностные инструкции для пришкольного лагеря
• Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
• Инструкции для школьного лагеря
• Инструкции для детей пришкольного лагеря
• Инструктажи для детей пришкольного лагеря

• Положения ДОУ
• Документация по коронавирусу
• Журналы по охране труда
• Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
• Нормативные документы ОТ

Что должны сделать работодатели в связи с утверждением новых нормативных актов по ОТ:

• Рассмотреть и проанализировать законодательные и нормативные акты по охране труда, которые касаются деятельности организации.
• Актуализировать (привести в соответствие) локальные нормативные акты по охране труда и ознакомить с ними персонал.
• Провести внеплановый инструктаж.
• Организовать и провести внеочередную проверку знаний по ОТ. При этом нужно принимать во внимание новые нормативные акты, содержащие требования охраны труда. Организации имеют право создавать комиссии, которые будут проводить проверки. Члены таких комиссий обязательно должны пройти переобучение.

Кроме того, работодателям необходимо провести оценку профессиональных рисков и постепенно снижать количество рабочих мест с опасными условиями труда (для этих целей рекомендуется внедрять современные технологии производства).

Важные нюансы, затрагивающие нормативно-правовые акты в области охраны труда:

• Поверку знаний по ОТ необходимо провести в обязательном порядке (независимо от даты предыдущей проверки).
• Порядок проведения проверки устанавливается с учетом нормативной документации, регулирующей безопасность конкретных работ.
• В поле «Тип проверки знаний» протокола проверки следует указать «Внеочередная».

• санэпиднадзора; пожналзора; энергонадзора; котлонадзора и др. (указанные документы могут быть заменены записью в Акте готовности образовательного учреждения к новому учебному году, заверенной в установленном порядке представителем соответствующего органа государственного надзора).
• Предписания государственных органов надзора:
• таблица сроков проверки оборудования и защитных средств, а также образцы документов отчетности образовательного учреждения.

• Акт проверки выполнения соглашения по охране труда (два раза в год).
• Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1) и с учащимися (Н-2).
• Должностные обязанности руководителей по охране труда.
• Журнал регистрации несчастных случаев.
• Отчет о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда (1-Т (условия труда)).
• Отчет о числе дней неявок в связи с временной нетрудоспособностью пострадавших при несчастных случаях (форма 7-травматизм).
• Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день.
• Перечень работ и профессий, дающий право рабочим и служащим право на получение молока или других равноценных пищевых продуктов в связи с вредными условиями труда.
• План мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма.
• План организационно-технических мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
• Положение о порядке проведения 3-х ступенчатого контроля обеспечения безопасности труда.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Предписания государственных органов надзора по устранению нарушений правил охраны труда.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за газовое хозяйство.
• Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию охраны труда и технику безопасности.
• Приказы руководителя образовательного учреждения по личному составу и личные дела, включая трудовые книжки работников.
• Санитарно-технические паспорта лабораторий, мастерских с актами приемки их в эксплуатацию.
• Соглашение администрации и профсоюзного комитета по охране труда (на текущий календарный год).
• Список опасных работ, профессий и специальностей, на которых запрещено применение труда лиц, не достигших 18 летнего возраста.
• Список профессий и работ с тяжелыми и вредными условиями труда, на которых запрещается применение труда женщин.

• График проведения периодических медицинских осмотров.
• Заключительный акт по результатам периодического медицинского осмотра.
• Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений.
• Перечень бесплатной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты.
• Перечень профессий, для которых обязательно прохождение медицинских осмотров.
• Список работников, обязанных проходить периодические медицинские осмотры.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

• колдоговоре;
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году

Опись документации составляется сроком на один год и актуализируется по мере обновления законодательства. Перечень наименований дел, которые будут включены в номенклатуру, дошкольное образовательное учреждение определяет самостоятельно, систематизируя документы по тематике, направлениям деятельности и видам. В процессе деления бумаг на группы необходимо руководствоваться списком из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Уточняя сроки хранения документации, составителю номенклатуры дел в детском саду необходимо сверяться с перечнями, содержащимися в последних редакциях приказов Минпросвещения от 30.12.1980 № 176 и Росархива № 236, а также примерными и типовыми перечнями наименований дел, утвержденными Минобразования и другими ведомствами. Образовательные учреждения не вправе самостоятельно определять срок хранения документации, даже если дела не входят в примерные номенклатуры и нормативные перечни. Штатному делопроизводителю необходимо направить запрос в центральную ЭПК Росархива после прохождения локальной или областной экспертно-проверочной комиссии.

В детском саду может использоваться как бумажная, так и электронная форма номенклатуры. Если в ДОУ есть корпоративный портал, на нем можно опубликовать электронную версию описи, а также разослать ее ответственным работникам. Положение о номенклатуре дел в ДОУ в 2021 году по-прежнему факультативно: разработка этого локального акта осуществляется по решению администрации детского сада. Достаточно регламентировать требования к описи документации в инструкции по делопроизводству. В отдельном разделе следует указать требования к оформлению, процедуру разработки, список дел, которые должны быть в номенклатуре.

Если в ДОУ появляется новое структурное подразделение, в течение месяца после этого необходимо внести изменение в опись. В иных ситуациях периодичность обновления перечня наименований документов не установлена. Изменения в готовую номенклатура дел для ДОУ вносят еще в том случае, если:

• изменилось законодательство, были приняты новые сроки хранения документов или их заголовки;
• в перечень наименований документов нужно внести или исключить документы, которые перестали быть актуальными для детского сада.

Если изменений в документ вносится несколько, достаточно утвердить их соответствующим приказом, в констатирующей части которого следует сослаться на локальный или нормативный акт. Если в номенклатуру вносятся значительные правки, лучше утвердить новую редакцию описи.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

• Должностные инструкции для пришкольного лагеря
• Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
• Инструкции для школьного лагеря
• Инструкции для детей пришкольного лагеря
• Инструктажи для детей пришкольного лагеря

• Положения ДОУ
• Документация по коронавирусу
• Журналы по охране труда
• Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
• Нормативные документы ОТ

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

• структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
• номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
• смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

• «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
• «Номенклатура дел отдела кадров — образец».

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архи��ному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Номенклатура дел в ДОУ и сроки хранения документов

• Должностные Профстандарт
• Должностные по ЕКС
• Должностные заместителей
• Должностные администрации
• Должностные учителей
• Должностные персонала
• Должностные лаборантов
• Перечень должностных

• Охрана труда администрации
• Охрана труда учителя
• Учебно-вспомогательный персонал
• Обслуживающий персонал
• Техника безопасности классного руководителя
• Техника безопасности для учащихся
• Инструктажи для учащихся
• Охрана труда психолога
• Охрана труда в библиотеке
• Охрана труда в столовой
• Перечень инструкций по ОТ

• Пожарная безопасность в школе
• Инструктажи по ПБ в школе
• Видео пожарной безопасности
• Перечень инструкций по ПБ

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Приведем Алгоритм уточнения номенклатуры дел.

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

В книге представлены разработанные автором с учетом современных требований номенклатура дел дошкольного образовательного учреждения. правила оформления приказов по основной деятельности и по личному составу, циклограмма приказов по основной деятельности и образцы приказов муниципального дошкольного образовательного учреждения. В приложение включены должностная инструкция заведующего ДОУ, функциональные обязанности заместителя директора по дошкольному воспитанию и организационная циклограмма заместителя директора по дошкольному воспитанию. Для заведующих, методистов ДОУ, заместителей директора по дошкольному воспитанию школы и специалистов органов управления образованием.

Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Образец номенклатуры дел организации 2020

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

• группировка имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти требуемую бумагу;
• индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

Номенклатура дел отдела кадров на 2021

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров.

И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.

2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца).

К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

• Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
• На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Номенклатура дел для детского сада

Номенклатура дел необходима в каждой организации в 2021 году для учета, упорядочивания и правильного хранения документации. Без нее не удастся выполнить требование Закона об архивном деле об обеспечении сохранности документов по личному составу. В статье расссказываем, как составить номенклатуру. Скачайте образец.

Из этой статьи вы узнаете:

Ни одно предприятие не может работать без множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться. Чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно систематизировать. Номенклатура дел – это систематизированный перечень, включающий все важные документы – учредительные, приказы, исходящие, входящие и т.д.

Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В номенклатуре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения. Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив.

Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив. К ним относятся:

• государственные и муниципальные конторы;
• негосударственные компании в части документов, касающихся госсобственности;
• негосударственные компании, заключившие договор с госархивом.

Но и всем прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение.

Документы, которые в 2021-м нужно передать в архив или уничтожить С 26 октября в десять раз увеличили штраф для должностных лиц за нарушение правил хранения, учета и использования архивных документов и установили штраф для юридических лиц. Эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили инструкцию, какие документы можно уничтожить в 2021 году и как организовать этот процесс, чтобы компанию или директора не оштрафовали. Читать Инструкцию

Различают следующие виды:

1. Типовая номенклатура. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны.
2. Примерная. Из названия понятно, что список включаемых дел определен не строго, а лишь в общих чертах. Он может быть расширен или уменьшен, но все же при его составлении лучше максимально придерживаться рекомендованного перечня.
3. Индивидуальная. Основываясь на первых двух видах, каждая компания вправе разработать свой собственный, индивидуальный вариант, в котором будут учтены особенности документооборота конкретного предприятия.

Мелкие компании обычно обходятся одной номенклатурой, а крупные составляют отдельную для каждого структурного подразделения и по мере готовности объединяют их в сводную.

Оформлять номенклатуру дел организации нужно грамотно и аккуратно, в особенности, если предстоит ее сдача в госархив. В документах, содержащих несколько листов, страницы нумеруются, комплект прошивается, заверяется на обороте контрольным листком с датой, количеством листов и подписью ответственного. На титульном листе, помимо стандартной общей информации, проставляется отметка об утверждении и виза директора.

Завершает документ подпись сотрудника, его составившего. Закон обязывает создавать четыре экземпляра номенклатуры дел организации:

• для хранения в службе документального обеспечения (при ее отсутствии – у директора, секретаря или кадровика);
• применения в работе делопроизводителя;
• хранения в архиве предприятия;
• хранения в госархиве.

По необходимости копии рассылаются в структурные подразделения.

↓ Приложения

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ
КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
АДМИНИСТРАЦИЯ ЕКАТЕРИНКИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От « 30» ноября 2022 года №49

Об утверждении номенклатуры дел

администрации Екатеринкинского

сельского поселения на 2023 год

В целях осуществления организации, обеспечения учета, хранения, а также практического использования документов, образующихся в процессе деятельности администрации Екатеринкинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.10.2003 № 131- ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

ПОСТАНОВЛЯЕТ

1. Закрепить порядок индексации дел в администрации Екатеринкинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области на 2023 год, согласно приложению№1.

2. Утвердить номенклатуру дел администрации Екатеринкинского сельского поселения Кадыйского муниципального района на 2023 г согласно приложению №2

3.Специалистам администрации Екатеринкинского сельского поселения в практической работе с документацией руководствоваться настоящей номенклатурой дел.

4. Обнародовать настоящее распоряжение на официальном сайте в сети «Интернет» и информационном бюллетене администрации Екатеринкинского сельского поселения « Вестник Екатеринкино»

5. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить наответственного за ведение архива администрации Екатеринкинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Сперанскую Н.В.

Похожие записи:

• Резервирование земель для государственных и муниципальных нужд
• Проект внесения изменений в генеральный план города Череповца
• Как получить налоговый вычет на ребенка