Обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обмен документами с дистанционным работником без ЭЦП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.

Регулирование трудовой деятельности удаленщиков

С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.

В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

• Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости ². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…

Взаимодействие с работодателем

В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.

Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.

Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.

При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.

Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.

Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.

Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):

— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Понятие дистанционной работы

8 декабря 2020 г. президент РФ Путин В.В. подписал Закон РФ № 407-ФЗ. Этим правовым актом были внесены поправки в гл. 49.1 ТК РФ. Она законодательно устанавливает график взаимодействия нанимателя с сотрудниками на дистанционке.

Согласно Закону РФ № 407-ФЗ, такие юридические термины, как дистанционка, удаленка и выполнение должностных обязанностей на дистанционке, стали близкими по значению словами. Под дистанционной работой понимается выполнение установленных контрактом (трудовым договором) должностных обязанностей:

• вне того места, где расположена компания (организация) работодателя по своему юридическому адресу;
• вне филиала (представительства) организации;
• вне другого структурного подразделения компании, завода (включая находящиеся в другом регионе РФ);
• вне своего постоянного места работы, на котором ежедневно находится сотрудник. Под постоянным рабочим местом понимается офисный кабинет (место у станка на заводе).

Виды электронной подписи и необходимость ее использования

Контракт (договор) или доп. соглашение о дистанционке можно оформить в 2 формах — письменной и электронной (ст. 312.3 ТК РФ). При составлении этих документов на компьютере нужно использовать следующие подписи ЭЦП:

• нанимателю — квалифицированная подпись (ЭЦП);
• сотруднику организации — квалифицированная ЭЦП (или не квалифицированная).

Применять подписи ЭЦП нужно и при оформлении следующих видов договоров:

1. Ученического — оформляется для получения образования во время работы или в нерабочее время.
2. О мат. ответственности.
3. При аннулировании обоих перечисленных договоров, или после внесения поправок в них.

Под простой подписью понимается ЭЦП, которая путем ввода пароля, специального кода или применения иных защитных алгоритмов удостоверяет факт оставления ЭЦП конкретным лицом. Неквалифицированной считается ЭЦП, которая:

• сформирована при криптографическом преобразовании данных с применением ключа ЭЦП;
• позволяет установить конкретное лицо, которое поставило свою подпись на электронной документации;
• дает возможность выявить факт внесения поправок в рабочую документацию после ее оформления и подписания нанимателем и сотрудником;
• формируется с применением средств подписи ЭЦП.

Квалифицированная ЭЦП — это подпись, соответствующая следующим критериям и доп. признакам неквалифицированной:

• при формировании (проверки) подобной подписи применяются средства подписи ЭЦП, соответствующие критериям, которые указаны в Законе РФ № 407-ФЗ;
• открытый ключ ЭЦП занесен в Квалифицированный сертификат.

Рекомендации работодателю по оформлению дистанционной работы

При отправлении работника на дистанционку работодателю необходимо придерживаться некоторых рекомендаций. Основные из них приведены ниже в таблице.

Трудовым законодательством РФ до сих пор не урегулировали вопрос, обязан ли работник тратить свои деньги на покупку личной подписи ЭЦП. Поднятый вопрос касается той ситуации, когда сотрудник переводится на дистанционку через доп. соглашение к трудовому контракту или с ним оформляется договор об удаленке. Скорее всего, этот вопрос будут решаться по взаимному согласию сотрудника и работодателя. Такая договоренность может быть прописана в самом контракте (договоре) или в доп. соглашении об удаленке.

Особенности взаимодействия между работником и работодателем

Для многих специалистов кадровой службы одна из главных проблем в работе с дистанционными сотрудниками заключалась в том, что с ними сложно было подписывать документы. Делать это можно было или лично (а сотрудники часто не имеют возможности приехать в офис), или с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, что выходило дорого, если в штате числилось значительное количество «удаленщиков».

Теперь достаточно отправить документы (кроме трудового договора и приложений к нему!) для ознакомления по электронной почте и получить от сотрудника ответ, что документы он изучил и возражений не имеет.

Раньше сотрудник мог сделать вид, что письмо до него не дошло, например, письмо о дисциплинарном взыскании, теперь не прочитать письмо и не ответить на него он не может: работодатель по новому ФЗ имеет право уволить работника за невыход на связь в течение более чем двух дней. Такой порядок необходимо закрепить в локальном нормативном акте или в трудовом договоре.

Норма, регулирующая предоставление рабочего оборудования дистанционному работнику

Норма, регулирующая предоставление рабочего оборудования дистанционному работнику, тоже вызывает вопросы. Новый ФЗ обязывает работодателей предоставить дистанционному работнику рабочее оборудование или выплатить компенсацию, если работник использует (арендует) личное оборудование. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию не только за эксплуатацию оборудования, но и за использование программно-технических средств, средств защиты информации и мобильную связь.

На самом деле, новшество совсем не ново. Закон и раньше требовал от работодателя предоставления необходимых ресурсов.

Проблема заключается в том, что законом не установлен ни размер компенсации, ни формула, по которой она могла бы рассчитываться.

На практике это означает, что сотрудник имеет право требовать от работодателя оплаты расходов на связь, на электроэнергию, компенсацию за амортизацию собственного ноутбука и телефона, а работодатель обязан расходы возместить. Иначе сотрудник может не выполнять свои рабочие функции, обосновывая это тем, что рабочее оборудование ему не предоставлено.

В данном случае работодателю имеет смысл заранее прописать в трудовом договоре способы и размеры компенсации.

Нельзя не заметить, что многие положения, вошедшие в итоговую версию нового ФЗ, обязаны своим появлением там пандемии. Вынужденная необходимость массовой удаленной работы многое прояснила. Как говорится, не было бы счастья, да несчастье помогло.

Неизвестная история и проза капитала

На фоне конституционно значимых проблем внутренней миграции выводы Правительства РФ о причинах низкой трудовой мобильности, изложенные в Государственной программе Российской Федерации «Содействие занятости населения» (распоряжение Правительства РФ от 22.11.2012 N 2149-р), представляются скорее организационно-административного, но не системного характера. Как показала Правительству РФ практика, основные причины такой характеристики рынка труда в России кроются в:

• «недостаточной информированности о возможностях трудоустройства и обустройства с членами семьи в других субъектах Российской Федерации;
• отсутствии необходимой инфраструктуры для приема российских мигрантов (жилья, детских садов, медицинских учреждений);
• неразвитости механизмов организованного набора российских граждан для работы при планировании и реализации крупных инвестиционных проектов;
• недостаточно скоординированной работе органов государственной власти субъектов Российской Федерации, работодателей и частных рекрутинговых агентств в части предложения работы, переезда и трудоустройства российских граждан, желающих работать за пределами места своего проживания;
• отсутствии гибкости механизма государственной поддержки российских граждан, желающих либо временно осуществлять трудовую деятельность в других субъектах Российской Федерации, либо переселиться совместно с членами семьи в другой субъект Российской Федерации ввиду отсутствия работы по специальности».

По наблюдениям Правительства РФ, с 2005 года имело место незначительное увеличение межрегиональной миграции (из одного региона в другой): в 2005 году — 815,7 тыс. человек, в 2008 году — 862,5 тыс. человек, в 2010 году — 874,7 тыс. человек. Поскольку географические уточнения в Государственной программе не приводятся, можно предположить, что фокус аналитики приходился на крупные мегаполисы и проблемные регионы.

К 2011 году Правительство РФ осознало и то обстоятельство, что на фоне растущей внешней миграции у внутренней миграции практически не остается шансов. Низкая территориальная мобильность рабочей силы признается препятствующей эффективному использованию собственных трудовых ресурсов, и, поскольку окончательно констатируется преждевременность либерализации в Российской Федерации института регистрации, а дифференциация рынков жилья и условий оплаты труда увеличивается, крупный бизнес, помня «казус Пикалево», переключает внимание Правительства РФ и Президента РФ на дистанционную занятость и таким образом упреждает возложение на него новой нагрузки по спасению «моногородов». Под эгидой «перехода к инновационной экономике (реструктуризации и диверсификации отраслей экономики)», «быстрого развития информационных технологий» и «расширения сферы услуг» крупный бизнес и Правительство РФ представляют Президенту РФ идею организации работы вне места расположения работодателя, то есть без затрат работодателя на создание рабочих мест. В результате первоначальные устремления изменить структуру миграции (в большей степени задействовать внутреннюю) трансформируются в идею создания удобных и для работодателей, и для работников условий использования и реализации трудового потенциала без изменения места жительства последних.

Часовые зоны Российской Федерации и соответствующие им значения времени

Права и обязанности по дистанционному договору

Пункт, касающийся прав и обязанностей при удаленной работе, мало отличается от одноименного в типовом трудовом договоре. В контракт добавляются только некоторые пункты. Например, о защите информации с помощью специальных средств. Безопасность необходима, если продукт нанимателя имеет статус секретности — например, изобретения ноу-хау. В такой ситуации в обязанности дистанционного работника входит сохранение тайны о продукте нанимателя, а в обязанности последнего — снабжение сотрудника средствами защиты (например, шифровальной программой).

Другими обязанностями работодателя можно считать:

• оплату труда по договору в оговоренные сроки;
• предоставление ежегодного отпуска;
• оплату интернета, телефона;
• возмещение затрат работника, возникающих при выполнении заданий;
• оплату командировочных, проезда и проживания (если необходимо);
• уплату налогов и страховки.

Работодатель имеет право наказать работника согласно контракту за несвоевременное выполнение заказов, ошибки и погрешности, отсутствие на месте в рабочее время. В трудовом договоре можно прописать, за какие нарушения полагаются штрафы и в каких размерах.

В число обязанностей работника включаются:

• нахождение на рабочем месте в определенные часы;
• составление и предоставление отчетов о работе;
• выполнение правил безопасности на рабочем месте.

Трудовой договор с дистанционным работником

На удаленку оформляют следующим образом:

• трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
• дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
• приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).

Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:

• Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
• Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
• Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
• Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
• Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.

Похожие записи:

• Какое наказание грозит за пересечение сплошной линии?
• Возврат мебели в магазин по закону о защите прав потребителей
• гинеколог может рассказать родителям что ты не девочка