Налоговый учет представительских расходов в учреждении
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налоговый учет представительских расходов в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Смета как план предстоящих затрат – это один из основных документов, который поможет обосновать понесенные расходы на представительское мероприятие. Её форма законодательно не установлена. Поэтому налогоплательщики разрабатывают смету сами и утверждают ее приказом.
Образец сметы на представительские
Обычно форма сметы содержит следующую информацию:
- надпись «Утверждаю» (смету утверждает руководитель или председатель комиссии, в полномочия которой входит принятие решения об обоснованности и целесообразности представительских затрат);
- наименование самого документа;
- название предполагаемого мероприятия;
- табличную часть, в которой указывают наименование предстоящих расходов, количество участников и величину затрат.
Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец сметы на представительские расходы .
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Документы, необходимые для оформления представительских расходов
В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.
Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:
- приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
- смета или расчет суммы представительских расходов;
- первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
- отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.
Для чего нужен отчет о представительских расходах?
Данные расходы (конкретный их список определен в п. 2 ст. 264 НК РФ) хозяйствующий субъект вправе задействовать в целях оптимизации собственной налогооблагаемой базы — в объеме, что не превышает показателя в 4% от издержек на оплату труда. Но чтобы на практике воспользоваться данной возможностью, необходимо:
- подтвердить факт совершения расходов;
- удостоверить факт их обоснованности.
В этих целях фирма-налогоплательщик должна подготовить комплект документов, состоящий, в частности, из (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):
- отчета по расходам;
- первички, подтверждающей сведения, что отражены в отчете.
В ряде случаев указанные документы могут дополняться:
- актом о списании расходов;
- сметой по расходам;
- приказом гендиректора о проведении фирмой представительского мероприятия;
- утвержденной программой соответствующего мероприятия.
Конкретный перечень источников, что составляются наряду с отчетом и первичкой, определяется главным образом правилами внутрикорпоративной финансовой отчетности предприятия. Но, так или иначе, отчет по расходам, а также сопровождающие его первичные документы должны оформляться налогоплательщиком в любом случае — в соответствии с позицией Минфина РФ.
Что насчет «физиков»?
Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.
Для чего осуществляется оформление представительских расходов
Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:
- на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
- оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
- оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.
ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.
Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:
- расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
- соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).
Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.
Предварительные документы
Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. Такими документами являются организационно-распорядительные документы, утвержденные первым руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. К ним относятся приказы и распоряжения о проведении каждого конкретного представительского мероприятия, содержащие:
- цель проведения мероприятия;
- план мероприятия с указанием места и сроков его проведения;
- бюджет мероприятия;
- детализированную смета расходов;
- список официальных лиц организации, принимающих участи в представительском мероприятии;
- список приглашенных лиц;
- порядок выдачи денежных средств на представительские расходы под отчет;
- перечень и сроки представления в бухгалтерию подтверждающих документов;
- должностных лиц, ответственных за проведение мероприятия, сбор и предоставление документов.
Налоговая сущность представительских расходов
Представительские расходы являются одной из категорий затрат, которые в обязательном порядке производят организации при осуществлении хозяйственной деятельности. К ним относятся издержки на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, ведущих переговоры с целью установить и поддержать взаимное сотрудничество и деловые контакты, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Пункт 2 ст. 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относит следующие категории расходов:
- затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.
Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его «закрытым».
Проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ:
- затраты на посещение культурно-зрелищных мероприятий;
- стоимость буфетного обслуживания во время культурно-зрелищного мероприятия;
- расходы на оплату профилактики и лечения заболеваний, организации отдыха;
- издержки на приобретение букетов и подарков для деловых партнеров.
Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли. Согласно п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете предприятий представительские расходы будут относиться к обычным видам деятельности.
Пример 1. Компания понесла расходы на организацию представительского мероприятия в размере 200 000 руб. Из них на проведение официального мероприятия — 80 000 руб., на буфетное обслуживание во время официального мероприятия — 20 000 руб., на транспортное обслуживание — 15 000 руб.; на проведение культурно-массового мероприятия — 15 000 руб.; на организацию экскурсии — 5000 руб.; на буфетное обслуживание во время культурно-массового мероприятия — 25 000 руб.; на приобретение букетов, подарков и сувениров — 40 000 руб. Из общей суммы издержек в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, компания отнесет только 115 000 руб., затраченных на проведение официального мероприятия, а также буфетное и транспортное обслуживание партнеров. Оставшаяся сумма расходов в 85 000 руб. будет осуществлена только за счет чистой прибыли.
По мнению Минфина, если сувенирная продукция с символикой вручается во время официального приема представителям контрагента, участвующим в переговорах с целью установить или поддержать взаимное сотрудничество, то ее стоимость при расчете «прибыльной» базы рассматривается в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории порядке (Письмо от 30.04.2008 N 20-12/041966.2). Ранее аналогичной позиции придерживалось и МНС России (Письмо от 16.08.2004 N 02-5-10/51). Для сотрудников данного ведомства обязательным условием было наличие на вручаемом сувенире символики фирмы.
Правда, есть и отрицательные решения, в частности Письмо Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136. В нем финансисты указали, что расходы на сувениры для вручения иностранной делегации нельзя учитывать в качестве представительских расходов, так как они не соответствуют требованиям п. 2 ст. 264 НК РФ. Положениями именно этого Письма руководствуются налоговые органы при проверке правильности включения представительских расходов в состав затрат, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Их не смущает тот факт, что в Письме рассматривается возможность вручения иностранным представителям памятных подарков, то есть специфический частный случай они распространяют на весь спектр проблемы.
Арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна. Так, часть судов считает, что данные расходы экономически обоснованны и включаются в состав представительских (Постановление ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16), но есть и те, которые не согласны с ними.
В данной ситуации если под вручением подарков деловым партнерам понимается приобретение сувениров и памятных подарков, проставление на них символики организации и последующее вручение бизнес-партнерам, то такие затраты (в соответствии с вышеуказанными Письмами Минфина и МНС) будут включаться в состав представительских расходов и уменьшать базу по налогу на прибыль. Главное — чтобы на вручаемых подарках или сувенирах имелся логотип организации.
Ситуация с вручением букетов более однозначна и не в пользу организации. Приобретение и вручение цветов не прописано в нормативных документах по вопросам налогообложения в качестве одного из элементов представительских расходов. Кроме того, цветы не являются обязательным условием проведения переговоров, деловых встреч. И если вручение сувениров или подарков с фирменной символикой еще можно отнести к обычаям делового оборота в России, то букеты под него не подпадают. Поэтому во избежание конфликтов с налоговыми органами цветы следует покупать за счет средств чистой прибыли.
Налоговое законодательство позволяет включить в состав представительских расходов некоторые другие категории затрат. В частности, расходы на приобретение кулеров с питьевой водой, так как это соответствует требованиям пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Необходимым условием при этом является установка кулеров в переговорных комнатах и в помещениях, в которых компания проводит официальные представительские мероприятия.
Если встречи и переговоры проводятся в барах и ресторанах, затраты можно включить в состав представительских лишь при условии, что указанное посещение носило официальный характер — было запланировано и отражено в программе представительского мероприятия.
Судебно-арбитражная практика. Согласно Постановлению ФАС МО от 12.09.2005 N КА-А40/8426-05 стоимость посещения ресторанов, кафе, баров можно включить в состав представительских расходов при условии, что мероприятие носило официальный характер.
Требования к первичке
Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.
Их можно классифицировать на 2 основные категории:
- контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
- внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).
Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:
- наименование;
- дату составления документа;
- название фирмы;
- сведения об учитываемом хозяйственном факте;
- сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
- сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.
Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Место трат в налоговом учете
Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.
Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.