Как удержать излишки отпускных при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как удержать излишки отпускных при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.

Налог на компенсацию отпуска

Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.

Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.

Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.

Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.

Когда удержание недопустимо

В ряде случаев при увольнении сотрудника работодатель не вправе взыскивать с него отпускные, выплаченные авансом (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Обязанности вернуть долг не возникает, если работник увольняется по одному из следующих оснований:

• отказ от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации — в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Когда действует запрет на удержание отпускных

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

• отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
• сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
• восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
• призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
• признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
• наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
• смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Когда удержание за неотработанный отпуск при увольнении запрещено

В исключительных ситуациях удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Запрет зависит от поводов для увольнения.

Если сотрудник подал заявление на увольнение сам, руководство может компенсировать неотработанные дни отпуска. Но незаконно требовать возврата отпускных, когда увольнение вызвано одной из таких причин:

1. Человека призывают в армию.
2. Увольняющийся больше не справляется с работой по состоянию здоровья, что подтверждается медицинской выпиской, и не переводится на другую позицию.
3. Человек попал под увольнение из-за сокращения, ликвидации компании или закрытия ИП.
4. Сотрудник не согласен продолжать работу после смены руководства.
5. Работник заменял отсутствующего сотрудника, который вернулся к должности.
6. Увольнение случилось из-за чрезвычайных обстоятельств.

Когда образуются неотработанные отпускные дни?

Согласно ТК РФ каждый сотрудник, проработавший на предприятии 6 месяцев, имеет право на оплачиваемый отпуск. За весь год полагается 28 отпускных оплачиваемых дней. Оплата производится авансом за весь период отпуска из расчета дальнейшей отработки всего годового периода при выходе из отпуска.

Годовой период, за который сотруднику предоставляется отпуск, как и календарный год, равен 12 месяцам, только его отсчет начинается не с начала января, а с той даты, когда работник поступил на предприятие. Например, если начало работы состоялось 01.02.2016, то первый год его работы закончится 31.01.2017. Право взять отпуск впервые появится у сотрудника 01.08.2016.

Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?

Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.

Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.

Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.

Эта ситуация и называется отпуском «авансом».

Рассмотрим следующий пример. Коршанский Н.А. по графику использовал отпуск на 28 дней за рабочий год с 03.04.2019 г. – 02.04.2020 г. В отпуск он уходил в июне 2019 г., а в июле, выйдя на работу, он подал заявление на увольнение.

Таким образом, можно выделить следующие признаки авансового отпуска:

• сотрудник уходит в отпуск после того, как начинается новый рабочий год для него;
• рабочий год еще не окончен.

Надо ли возвращать деньги за предоставленный авансом ежегодный отдых?

Изменим условия нашего примера. Выплаты работнику при увольнении равны 10 000 руб., а отпускные за неотработанные дни отпуска — 20 000 руб. Общая сумма отпускных, выплаченных работнику, — 60 000 руб.

В такой ситуации сумма на руки составит 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%), и удержать из нее компания может только 1740 руб. (8700 руб. х 20%). Соответственно, за работником остается долг в размере 15 660 руб. (20 000 руб. – 20 000 руб. х 13% – 1740 руб.). Работник добровольно согласился вернуть долг.

Все сказанное выше в отношении удержанных сумм отпускных за неотработанные дни справедливо и для ситуации, когда работник добровольно возвращает долг. То есть компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.

ТК РФ об отпуске и отпускных

Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.

Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.

Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.

Когда работодатель не вправе произвести удержание

Законом предусмотрены особые случаи, запрещающие работодателю удерживать при увольнении «перерасходованные» сотрудником отпускные суммы. Это напрямую связано с причиной увольнения. Инициатива сотрудника, как и большинство других оснований увольнения, полностью «развязывает руки» работодателю в отношении удержания. Но есть поводы, при которых эту процедуру производить нельзя. Средства, выплаченные за отпуск, останутся при увольняемом, если он покидает работу в связи с:

• призывом в ряды Вооруженных сил или на альтернативную службу;
• невозможностью продолжать работу из-за состояния здоровья (на основании медицинского заключения);
• сокращением численности или штата;
• ликвидацией предприятия или прекращением деятельности индивидуального предпринимателя­-нанимателя;
• переменой владельца организации, если увольняется директор, его заместитель или главбух;
• необходимостью уступить место вышедшему на эту должность основному сотруднику, занимавшему ее ранее;
• чрезвычайными ситуациями, катастрофами, катаклизмами и другими форс-мажорами;
• тем, что одной из сторон договора более нет в живых.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Как рассчитать число неотработанных дней

За месяц работы человек, которому предоставляется 28 дней отпускного периода, увеличивает заслуженный отдых на 2,33 дня. Если при вычислении отпускного стажа осталось меньше 15 дней, остаток отбрасывают, больше — принимают за целый месяц.

Для определения можно использовать формулу:

Д = И – (О:12*С)

где:

Д – число неотработанных дней;

И – число дней использованного отпуска;

О – длительность предоставляемого отпуска;

С – стаж для отпуска, выраженный в месяцах.

Получившееся дробное можно уменьшить до целого в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005).

Пример

Кудряшов Н.Т. принят 15.11.2017. С 23 июля по 19 августа 2018 он находился в отпуске продолжительностью 28 дней. Увольняется 10.09.2018.

С 15.11.2017 по 14.08.2018 – 9 месяцев, с 15 августа по 10 сентября 2018 – 27 дней. Округляем 27 дней до целого месяца. Стаж для отпуска составит 10 месяцев.

Вычисляем неотработанные дни:

28 – (28:12*10) = 4,67 дня, округляем до 4 (с 16 по 19 августа 2018).

Порядок расчета удержания:

1. Рассчитать число дней, использованных авансом.
2. Уточнить среднедневной заработок.
3. Уточнить не было ли повышения заработной платы во время отсутствия работника.
4. Вычислить число использованных дней до, после повышения зарплаты.
5. Вычислить среднедневной заработок после повышения зарплаты.
6. Вычислить удерживаемую сумму.

Бухгалтеру обязательно нужно проверить: повышалась ли во время отсутствия сотрудника зарплата на предприятии.

Расчет удобно производить, используя таблицу.

Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом

Используют следующий механизм:

1. Определяют количество неотработанных дней отпуска. За полностью отработанный месяц сотрудник получает 2,33 отпускных дня.

   Важно! Если за месяц отработано меньше 14 дней, то этот месяц не учитывают вообще, а если больше — округляют до целого.

   Чтобы понять, сколько из предоставленных отпускных дней увольняющийся получил незаслуженно, надо:

   • количество отработанных месяцев (обязательно целое число) умножить на 2,33;
   • полученное число вычесть из ранее предоставленных дней отпуска;
   • оставшаяся разница — дни, за которые организация может удержать деньги.

   Инструкция по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении с сотрудника

   2018-12-05T12:51:37+03:00

   Знать, как корректно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – обязанность каждого бухгалтера-расчетчика. Однако практика показывает, что нередко сотрудники допускают ошибки при проведении этой операции. Выясним, на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск, и как грамотно возместить переплаченную сумму.

   Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

   Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:

   Формула расчета

   Сумма отп = Сдвз (среднедневной заработок) * Кдо (количество дней отдыха).

   Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.

   Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:

   • расчетного периода;
   • сумм начислений;
   • количества отработанных дней в выбранном периоде.

   Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:

   • Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
   • В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
   • Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.

   Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.

   Бесплатная консультация юриста

   Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

   Задать вопрос

   Трудовой кодекс (ст.122 ТК РФ) гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).

   Бесплатная консультация юриста

   Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

   Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.

   Важно

   Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.

   Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:

   • За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
   • При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
   • Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.

   Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.

   Мальков П. А. трудится в организации менеджером с 15.01.2019. В соответствии с нормами ТК РФ он подал заявление на отпуск сроком на 14 дней, указав период: 16-29 июля 2019 г. Затем в связи с рождением дочери счастливый отец вновь взял отпуск. Отдыхал он 17-30 сентября 2019 г.

   
   

   Похожие записи:

   • Калькулятор транспортного налога
   • Нюансы увольнения работника в связи с его смертью. Что нужно для расчета?
   • Исковое заявление о разводе и разделе имущества