Сопроводительное письмо к документам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к документам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Что должно быть в образце сопроводительного письма на передачу документов

На сегодняшний день законодательством не определена унифицированная форма освещаемого документа.

Поэтому организация вправе самостоятельно разрабатывать концепцию образца, опираясь на правила составления аналогичных бумаг. Несмотря на этот факт, образец сопроводительного письма к акту приема передачи обязательно должен включать следующие сведения:

• Ф.И.О. и должность адресата;
• полное название организации-получателя;
• фактический адрес местонахождения;
• дату обращения;
• Ф.И.О. и должность составителя.

Основной текст составляется в произвольной форме с соблюдением некоторой последовательности и требований:

• Указывается наименование документа.
• Обращение начинается со слов «Уважаемый(-ая) И.О.», а для госорганов и ведомств предпочтительнее формулировка «Направляем Вам».
• Обаятельно краткое изложение сути и причины отправки.
• Важны сроки возврата.
• Отмечается пронумерованный список высылаемых бланков.
• Приводится количество экземпляров и страниц.
• Отмечаются контактные данные.
• Ставятся подписи составителя и отправителя.
• Оставляется место для печати.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Нужен ли документ для физических лиц

Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.

На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки. Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге. Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

• наименование организации;

• справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,

• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,

• «Высылаем вам…»,

• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,

• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Назначение сопроводительного письма к документам

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.

Сопровождение уместно при отправке:

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.

Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.

Роль сопроводительного письма огромна:

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

Структура сопроводительного письма

Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:

• адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
• исходный номер регистрации и дата запроса;
• основной текст;
• список прилагаемых бумаг;
• данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
• контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты.

В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы. Обычно этим лицом является руководитель.

Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии. При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя.

Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.

Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса. Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель.

Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки. Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И. по ст. 218 ч.2 УК РФ».

Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется».

Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом. Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату.

Мнение эксперта

Михайлов Игорь Константинович

Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику. Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.

Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции.

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Похожие записи:

• ​Единовременное пособие при рождении ребенка
• Какое повышение социальной пенсии ожидается в 2023 году
• скутер 150 кубов какие документы нужны для управления