Документооборот с налоговой инспекцией

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документооборот с налоговой инспекцией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.

Для обмена документами в налоговой по ТКС нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП):

В процессе электронного взаимодействия при направлении и получении документов также фигурируют следующие технологические электронные документы:

• подтверждение даты отправки;
• квитанция о приеме;
• уведомление об отказе в приеме;
• извещение о получении (формируется на каждый документ и технологический электронный документ);
• информационное сообщение о представительстве в налоговых отношениях (в случае подписания представителем плательщика).

Участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать хранение:

• всех отправленных и принятых документов и технологических электронных документов (кроме извещения о получении электронного документа) с УКЭП;
• квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Не реже 1 раза в сутки нужно проверять поступление документов.

Направление документа по ТКС

Включает в общем случае следующие этапы:

При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.

Плюсы перевода документооборота в электронный формат

Можно не дожидаться, когда государство полностью обяжет всех субъектов бизнеса к ЭДО, а заключить договор с оператором уже сейчас. На это есть ряд причин:

1. Сдача отчетности в ФНС в электронном виде значительно экономит время и ресурсы компании.
2. Сокращается количество ошибок, ведь при формировании отчетности документ автоматически происходит проверку.
3. Формы отчетности всегда актуальны, за их обновлениями и изменениями следит оператор ЭДО.
4. Хранение документов в электронном виде обходится на 80 % дешевле, чем на бумажных носителях.
5. Исключена потеря документов.
6. Электронный документооборот дает возможность оперативно получить от ФНС справки о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям по расчету с бюджетом, список представленной отчетности и т. д.
7. ЭДО безопасен и исключает утечку информации.
8. Документы, зарегистрированные оператором, имеют юридическую силу и могут, например, предъявляться в суд в качестве доказательств.

Какой порядок представления документов существует?

В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) (пункт 4 статьи 93.1 НК РФ).

Налогоплательщик на основании п.2 статьи 93 НК РФ может представить истребуемые документы:

— на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;

— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС России форматам.

Кроме того, в НК РФ предусмотрены следующие способы представления документов:

— лично;

— через представителя;

— по телекоммуникационным каналам связи;

— через личный кабинет налогоплательщика.

Способы передачи документов в электронном виде поименованы в Приказе ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Переход на электронный документооборот

В соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Основные правила работы с электронными документами определены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ).

Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ).

Виды электронных подписей установлены ст. 5 Закона № 63-ФЗ:

• простая электронная подпись,
• усиленная электронная подпись (которая подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную).

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Акт налоговой проверки

Согласно п.п. 5, 10 ст. 88 НК РФ лицо, проводящее камеральную налоговую проверку, обязано рассмотреть представленные налоговым агентом пояснения и документы. Если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений налогового агента налоговый орган установит факт совершения налогового правонарушения или иного нарушения законодательства о налогах и сборах, должностные лица налогового органа обязаны составить акт проверки в порядке, предусмотренном ст. 100 НК РФ.

Акт налоговой проверки по установленной форме составляется в течение 10 дней после окончания камеральной налоговой проверки (абзац 2 п. 1 ст. 100 НК РФ).

Согласно абзацу 1 п. 5 ст. 100 НК РФ акт налоговой проверки (за исключением случаев проверки консолидированной группы налогоплательщиков) в течение пяти дней с даты этого акта должен быть вручен лицу, в отношении которого проводилась проверка, или его представителю под расписку или передан иным способом, свидетельствующим о дате его получения указанным лицом (его представителем).

Способы передачи актов налоговой проверки и решений поименованы в абзаце 2 п. 4 ст. 31 НК РФ.

Абзацем 2 п. 5 ст. 100 НК РФ установлено, что в случае, если лицо, в отношении которого проводилась проверка, или его представитель уклоняются от получения акта налоговой проверки, этот факт отражается в акте налоговой проверки, и акт налоговой проверки направляется по почте заказным письмом по месту нахождения организации (обособленного подразделения). В случае направления акта налоговой проверки по почте заказным письмом датой вручения этого акта считается шестой день, считая с даты отправки заказного письма.

По почте акт налоговой проверки должен быть направлен в пределах пяти дней со дня его составления (п. 29 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).

Из анализа арбитражной практики следует, что для отправления акта налоговой проверки по почте заказным письмом налоговому органу необходимо подтвердить факт уклонения проверяемого от получения акта, направленного иным способом, предусмотренным абзацем 2 п. 4 ст. 31 НК РФ. В противном случае суды могут прийти к выводу, что налоговый агент был лишен возможности участвовать в процессе рассмотрения материалов проверки и ему не была обеспечена возможность представить объяснения, что в силу п.п. 14, 16 ст. 101 НК РФ является нарушением существенных условий процедуры рассмотрения материалов проверки и основанием для признания решения, вынесенного по итогам проверки, недействительным (смотрите постановления ФАС Московского округа от 20.01.2014 № Ф05-16692/13, от 21.09.2011 № Ф05-9427/11, ФАС Северо-Западного округа от 31.05.2012 № Ф07-359/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.05.2011 по делу № А53-16193/2010).

В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.10.2015 № 09АП-40123/15 (оставлено без изменения постановлением АС Московского округа от 26.01.2016 № Ф05-19906/15 по делу № А40-30186/2015) суд указал на то, что между налогоплательщиком и налоговым органом был налажен документооборот по ТКС. Поэтому налоговый орган имел возможность направить акт проверки и уведомление о вызове общества по ТКС.

Суд также заметил, что у налогового органа имелись сведения о номерах телефонов общества, в том числе главного бухгалтера, по которым можно было уведомить о необходимости получения акта налоговой проверки и уведомления о рассмотрении материалов налоговой проверки.

С учетом установленных при рассмотрении дела обстоятельств суд пришел к выводу о том, что налоговым органом были нарушены существенные условия проведения мероприятий налогового контроля и рассмотрения материалов проверки, которые в силу п. 14 ст. 101 НК РФ являются самостоятельным основанием для признания недействительным решения налогового органа, поскольку налогоплательщик не знал о проводимой в отношении него проверке, не имел возможности представить возражения на акт проверки и участвовать в их рассмотрении. На основании чего признал недействительным решение налогового органа.

При этом отметим, что имеются и иные судебные решения, где ссылки налогоплательщика на преимущественное использование ТКС для передачи налоговым органом актов налоговой проверки и решений отклоняются (смотрите постановления АС Северо-Западного округа от 01.12.2016 № Ф07-9765/16 по делу № А56-96083/2015, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.04.2017 № 18АП-1709/17, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.01.2017 № 11АП-18342/16).

На практике налоговые органы предварительно направляют налогоплательщику уведомление о необходимости явиться для получения акта проверки (что позволяет ему использовать свое право на участие в рассмотрении материалов проверки), а в случае его неявки в указанный срок отправляют акт по почте. В таком случае суды не усматривают нарушений процедуры вручения акта (смотрите, например, постановления Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.08.2017 № 12АП-7916/17, ФАС Уральского округа от 23.06.2009 № Ф09-4146/09-С3).

Как видим, единой позиции судов о том, как влияет неиспользование налоговым органом ТКС для отправки налогоплательщику (налоговому агенту) документов по налоговым проверкам на право проверяемого участвовать в рассмотрении материалов проверки и представлять объяснения, на данный момент не выработано. Решения судов принимаются в зависимости от конкретных обстоятельств по делу и от представленных сторонами спора подтверждающих документов.

Требование об уплате налога, пени, штрафа

На основании вступившего в силу решения лицу, в отношении которого оно вынесено, направляется в установленном ст. 69 НК РФ порядке требование об уплате налога (сбора), соответствующих пеней, а также штрафа в случае привлечения этого лица к ответственности за налоговое правонарушение (п. 3 ст. 101.3 НК РФ).

Указанное требование направляется налоговому агенту в течение 20 дней с даты вступления в силу соответствующего решения налогового органа (п.п. 2, 4 ст. 70 НК РФ).

Пункт 6 ст. 69 НК РФ предусматривает следующие варианты передачи требования:
– лично под расписку руководителю организации (ее законному или уполномоченному представителю) или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю);
– по почте заказным письмом;
– в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика.

При этом НК РФ не установлена какая-либо очередность использования налоговым органом способов передачи требования об уплате налога, пени, штрафа (письмо Минфина России от 03.03.2011 № 03-02-08/21). Таким образом, требование может быть направлено любым из предусмотренных способов.

В случае направления указанного требования по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты направления заказного письма.

То есть соответствующая налоговая процедура признается соблюденной независимо от фактического получения требования налоговым агентом (его представителем) требования об уплате налога, направленного заказным письмом (п. 53 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57, определение КС РФ от 08.04.2010 № 468-О-О, письмо Минфина России от 06.12.2013 № 03-02-08/53311).

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Как обойтись без поездки в ФНС, сэкономив деньги и время при получении КЭП?

ПАО Сбербанк первым в России получил статус доверенного лица УЦ ФНС России, и выдаёт квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи руководителям ЮЛ и ИП. Для тех, кто уже является или становится клиентами Сбера, получение подписи происходит с максимальным комфортом:

1. Заявку на получение подписи оформляется онлайн.

2. Если вы уже получали КЭП на руководителя в сервисе «Документооборот» в СберБизнес и срок её действия не истек — вы можете получить новую подпись онлайн или с посещением одного из отделений отделений банка для ЮЛ и ИП.

Если вы не клиент банка, для оформления заявки вам необходимо посетить одно из отделений для ЮЛ и ИП, где выдают КЭП от ФНС.

Открывая расчётный счёт в Сбере через СберКорус, вы получаете приятные бонусы:

• Бесплатную консультацию по получению КЭП.

• Финансовую выгоду — скидку 30 % на токен.

• Сервис электронного обмена документами СФЕРА Курьер — за 1 рубль на год.

• Сервис Проверки Контрагентов — бесплатный доступ на 1 месяц.

Электронный документооборот с налоговой

Налогоплательщики ведут электронный документооборот с налоговой через сервисы для сдачи отчетности. Обмен информацией обеспечивают операторы ЭДО в сфере b2g («бизнес-государство»). А обмен документами с контрагентами происходит через системы ЭДО операторов в сфере b2b («бизнес-бизнес»). Поэтому пользователям удобнее работать, если системы ЭДО и интернет-отчетности интегрированы.

Сервис для сдачи отчетности Контур.Экстерн и система ЭДО Диадок связаны. Достаточно нескольких кликов для отправки в налоговую инспекцию документов из Диадока. Пользователям других систем отчетности понадобится сначала скачать электронные документы из Диадока на компьютер, а затем загрузить их в систему для представления в налоговую.

Перевод кадровых процессов на ЭДО

Перевод кадров на электронный документооборот производится по нескольким группам процессов и документов:

• Прием на работу и ознакомление с локальной документацией

Документы о приеме на работу (договоры трудовые, о материальной ответственности, ученические) безопаснее пока вести и в бумажном, и в электронном виде или подписывать усиленной КЭП, например, при трудоустройстве дистанционных работников. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Локальные документы компании (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, журналы по инструктажам) нужно представлять сотрудникам для ознакомления под подпись. При этом в рамках ЭДО допускается использовать НЭП или КЭП.

• Отпуска и графики отпусков

По графикам отпусков, приказам или заявлениям можно использовать простую ЭЦП. Что касается уведомления о начале отпуска, то для него используется НЭП или КЭП, поскольку такой документ передается сотруднику под подпись.

• Служебные командировки

Документы по командировкам (приказ, авансовый отчет, сообщение о праве отказаться от командировки) можно подписывать простой ЭЦП, т.к. согласно трудовому законодательству они письменные и нужны только при трудовом споре.

• Переводы и изменение условий труда

Документы по переводам и изменению условий труда (согласие на перевод, допсоглашение к трудовому договору) безопаснее оформлять и в бумажном, и в электронном виде или подписывать с помощью КЭП, например, по дистанционным работникам. На основании Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ такие документы на правовом уровне разрешено подписывать КЭП, если работодатель участвует в эксперименте по переходу на кадровый ЭДО.

Электронный документооборот: понятие, основные преимущества

Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.

В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:

1. Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
2. Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
3. Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
4. Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.

Похожие записи:

• Путевой лист-2023. Готовимся к электронному формату
• Что изменится в отчётности с 2023 года
• Приложения для проверки алкоголя на контрафакт и подлинность