Недостача при инвентаризации. Виновное лицо обнаружено

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача при инвентаризации. Виновное лицо обнаружено». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При вынесении судом решения о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь ценностей сверх предусмотренных в договоре величин в бухгалтерском учете поставщика сумма продажи, ранее отраженная по дебету счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредиту счета 90 «Продажи», сторнируется на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается по дебету счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При перечислении сумм покупателю производится запись по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета». Поставщик должен также сторнировать обороты по дебету счета 90 «Продажи» и кредиту счета 43 «Готовая продукция». Восстановленная таким образом на счете 43 «Готовая продукция» сумма списывается затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 94 в бухгалтерском учете: основные термины

Для верного понимания, в каких случаях используется счет 94 в бухгалтерском учете, необходимо уточнить термины.

Недостача — это расхождение между учетными и реальными данными в отношении активов компании. Сюда относятся основные средства, учитываемые на счетах 01 и 03; оборудование, требующее монтажа; материалы; животные на выращивании и откорме; товары, продукция, денежные средства.

Пересортица — это одновременно излишек и недостача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одного и того же наименования. П. 5.3 приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 говорит о том, что взаимозачет при пересортице — это исключительный случай и возможен лишь за один и тот же проверяемый период и у одного и того же ответственного лица. В остальных случаях пересортица учитывается отдельно как излишки и как недостача, и при этом используется счет 94 бухгалтерского учета.

Выявляться недостача может случайно — в ходе текущей работы, при приемке имущества от поставщиков — или же во время проведения плановой инвентаризации. Сроки проведения инвентаризации устанавливаются организацией самостоятельно за исключением случаев обязательной инвентаризации, которые прописаны в законе «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Счет 94 бухгалтерского учета — это счет для накопления сумм недостач и убытков от порчи ценностей вне зависимости от того, что явилось их причиной и установлен ли виновник этих событий.

Если организация понесла потери от стихийных бедствий, то суммы этих потерь следует отнести на счет 99 «Прибыль и убытки».

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

• любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
• продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
• кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

Недостачу материалов списывают со счетов по учету материалов (№ 05, 06, 08) и относят в дебет счета № 84 Недостачи и потери от порчи ценностей . Недостачу материалов в пределах норм естественной убыли и порчу ценностей при отсутствии виновных списывают в установленном порядке на счет № 26 Общезаводские расходы . Недостачу и порчу материалов, подлежащую отнесению на виновных лиц, списывают со счета № 84 в дебет счета № 75 Расчеты по возмещению материального ущерба . В бухгалтерии обязаны принять меры к возмещению причиненного ущерба и разработать мероприятия, исключающие в дальнейшем недостачи и порчу материальных ценностей.

В бухгалтерском учете потери товаров отражаются на счете 84 Недостачи и потери от порчи ценностей , с которого потери списываются, в зависимости от причин потерь, либо на счета издержек обращения, либо на субсчет Расчеты по возмещению материального ущерба счета 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям , либо на счет 80 Прибыли и убытки . Экономический интерес представляют потери товаров в составе издержек обращения, связанные с продолжением процесса производства в сфере обращения, а не с халатностью материально ответственных лиц или умышленным нанесением ущерба предприятию.

Среди таких объективно обусловленных потерь значатся потери товара от заъеса тары (оприходованного товара может оказаться фактически меньше, т.

Форма № 4 Отчет о недостачах, хищениях и порче товарно-материальных и других ценностей предназначена для отражения движения сумм причиненного предприятию ущерба, В этой форме показывают общую сумму недостач, хищений и порчи ценностей, сумму недостач хищений и порчи ценностей, отнесенную на виновных лиц, сумму ущерба, причиненного хищениями.

Отчет заполняют по данным аналитического учета счетов № 84 Недостачи и потери от порчи ценностей , № 75 Расчеты по возмещению материального ущерба , № 26 Общезаводские расходы , № 99 Прибыли и убытки . Данные этой формы используют для анализа и контооля недостач, хищений и порчи ценностей.

Отражение недопоставки товаров

Для того, чтобы в БУ и НУ отразить выявленное расхождение в количестве поступивших товаров (операция 3.1 «Формирование акта о выявленных расхождениях»), необходимо на основании документа Поступление (акт, накладная) (рис. 1) по кнопке Создать на основании сформировать документ Акт о расхождениях (рис. 2).

Обратите внимание, в документе Акт о расхождениях будет размещена специальная строка, указывающая на то, что данный документ сформирован после принятия к учету поступивших товаров (работ, услуг). Это связано с тем, что документ Акт о расхождениях, сформированный после принятия к учету приобретений, и документ Акт о расхождениях, сформированный непосредственно в момент приемки (когда проставляется флаг в строке Есть расхождения в документе Поступление (акт, накладная)), производят различные движения в БУ и НУ.

В табличной форме документа Акт о расхождениях для каждой товарной позиции предусмотрены две строки, в которых отражается информация о поступивших товарах: по товарной накладной (по документу) и по фактическому поступлению (по факту).

По тем товарным позициям, по которым выявлены расхождения, необходимо в строке по факту уточнить количество поступивших товаров, после чего для данной товарной позиции появится еще одна строка со сведениями о расхождениях (расхождения:), рис. 2.

По кнопке Акт о расхождениях (ТОРГ-2) из документа Акт о расхождениях (рис. 2) можно перейти в форму просмотра акта и выполнить его печать.

Проведенный документ Акт о расхождениях никаких движений в БУ и НУ не производит.

Для корректировки стоимости приобретенных товаров в БУ и НУ (операции 3.2 «Корректировка стоимости поступивших товаров»; 3.3 «Корректировка входного НДС»; 3.4 «Восстановление НДС по приобретенным товарам»; 3.5 «Учет образовавшейся переплаты поставщику») необходимо на основании документа Акт о расхождениях (рис. 2) по кнопке Создать на основании сформировать документ Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон (раздел Покупки — подраздел Покупки).

На закладке Главное необходимо указать (рис. 3):

• в полях Документ № и от — номер и дату документа, служащего основанием для корректировки стоимости приобретенных товаров;
• в поле Отражать корректировку — значение Во всех разделах учета, поскольку корректировка вносится в стоимостные показатели;
• в строке Восстановить НДС в книге продаж — проверить наличие флага, поскольку при уменьшении стоимости приобретенных товаров ранее принятая к вычету сумма входного НДС подлежит восстановлению в соответствии с подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ.

На счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» бухгалтер собирает информацию о том, каких сумм компания лишилась из-за потерь и недостач материальных ценностей. Сюда записывают все недостачи, которые обнаружили при инвентаризации на складе или в кассе, приемке товаров от поставщиков, оформлении документов, продаже товаров и пр.

Но есть два исключения, при которых суммы недостач не должны попасть в дебет счета 94:

• Они находятся в рамках нормативов, которые были оговорены заранее, предусмотрены в договоре или законе. Например, нормы естественной убыли или уровень потерь, которые допускает поставщик и гарантирует возмещение при превышении. Такие суммы сразу списывают в расходы.
• Они образовались из-за стихийных бедствий. Тогда суммы отправляются на счет 99 и формируют убыток.

Получается, что по дебету 94 будет показана общая сумма недостач и потерь в компании. Чтобы понять, как правильно списать суммы с этого счета и закрыть его по итогам периода, нужно сперва классифицировать операции на те, что могут быть покрыты за счет виновников, и на те, что должны быть списаны.

Типовые проводки по счету 94

Наиболее распространенными операциями по 94 счету являются проводки по отражению недостачи товаров, материалов и основных средств, выявленных по результатам проведенной инвентаризации.

Счет 94: списание недостач

По кредиту 94 счета отражают списание недостач, то есть их отнесение на расходы. Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94). Недостачи в пределах норм естественной убыли (для конкретных ТМЦ)списывают за счет себестоимости (Дебет 20 (44) Кредит 94).

Если недостача выявлена при приемке материальных ценностей от поставщика, то необходимо руководствоваться условиями договора. В нем должны быть обозначены предельные величины недостач, которые впоследствии отражаются по 94 счету. Сверхлимитные величины необходимо проводить по 76 счету.

Бывают ситуации, когда недостача обнаруживается спустя несколько лет после фактической порчи или утраты ТМЦ. При этом в проведенных инвентаризациях этот факт не отражен. В этом случае можно сделать запись Дебет 94 Кредит 98.3, если виновное лицо найдено и сумма ущерба будет взыскана с него. После погашения недостачи с 98 счета ее списывают на прочие расходы. Если сотрудник отказывается признать свою вину, то до вынесения судом решения делать запись по 94 счету нельзя.

Списание порчи и недостач, произошедших из-за чрезвычайных событий, списывают по акту на счет 99: Дебет 99 Кредит 94.

Если списываются похищенные ТМЦ, то ранее принятый по ним к вычету НДС необходимо восстановить.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товара (Письмо Минфина России от 03.11.2009 N 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896@). А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет — в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.
Но можно с этим и не согласиться (Пункт 1 ст. 172, п. п. 2, 5 ст. 169 НК РФ). Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в суде (Постановления ФАС ЦО от 12.04.2010 по делу N А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 по делу N А15-1680/2009). А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющими (Постановления ФАС ВСО от 03.04.2008 N А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 по делу N А55-14520/07).
Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товара (Пункт 3 ст. 168 НК РФ). Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Оформление недостачи при приемке товара

В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.

Восстановление НДС – это уменьшение суммы принятого к вычету налога. Прямых указаний на то, что восстановление НДС при недостаче является обязательным, Налоговый кодекс не содержит. В ст. 170 НК РФ описаны все ситуации, в которых НДС подлежит обязательному восстановлению, и в этом перечне не указаны недостачи ТМЦ.

Бухучет излишек и недостач по данным инвентаризации

Если в ходе ревизии выявлены излишки, то в бухучете металлолома делают следующую запись:

Д41 «Товары» субсчет «Металлолом цветной» К91 «Прочие доходы и расходы» суб. «Прочие доходы».

Аналогичная запись будет сделана и на выявление излишек по черному лому. Но к счету 41 будет открыт тогда субсчет «Металлолом черный». Почему используется 41 счет, а не 10 в учете? Потому что у предприятия, которое занимается продажей металлолома, он является товаром. Если бы компания перерабатывала лом для внутренних целей, для его учета использовался бы счет 10 «Материалы».

Излишки лома принимаются к учету по действующим рыночным ценам. Однако там, где есть излишки, обязательно присутствует недостача, которую в бухучете металлолома отражают так:

Д94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 41 – признана недостача по учетной (фактической) стоимости металлолома;

Д44 «Расходы на продажу» К 94 – списание недостачи в пределах норматива естественной убыли.

Недостача сверх норматива естественной убыли списывается в зависимости от наличия виновника ее возникновения. Если он есть, то в бухучете металлолома на недостачу делается такая запись:

Д73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94.

Если виновник не обнаружен, либо суд отказал во взыскании с виновника суммы убытка из-за недостачи, либо утрата металлолома произошла из-за форс-мажорных обстоятельств, списание убытка в бухучете металлолома отразится проводкой:

Д91 суб.«Прочие расходы» К 94.

Чтобы списать таким образом недостачу металлолома, превышающую норматив установленной естественной убыли, потребуется:

• либо решение суда или следственных органов об отсутствии виновников;

• или судебный отказ по поводу взыскания ущерба с виновников.

Пример недостачи с определением МОЛ

Например, при квартальной инвентаризации склада ООО «Теплица» была обнаружена недостача мандаринов в размере 14 000 рублей. Порча в пределах нормы естественной убыли — 7 000 рублей. Бухгалтер применил формулу расчета, чтобы узнать, сколько нужно списать мандаринов сверх положенного норматива:

• 14 000 — 7 000 = 7 000 рублей.

Теперь необходимо отразить недостачу в программе:

• Дт 94 Кт 41 «Товары на складах» — 14 000 рублей.

Кладовщик признал свою вину и согласился возместить материальный ущерб из заработной платы. Необходимо записать операции:

• Дт 44 Кт 94 — закрывается счет на сумму естественной убыли в размере 7 000 рублей;
• Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи 7 000 рублей перенесена на кладовщика;
• Дт 70 Кт 73 — проведено удержание из заработной платы должностного лица, виновного в недостаче, на 7 000 рублей.

Остается сформировать анализ счета, чтобы увидеть, закрылся ли счет:

Таблица 1. Анализ счета 94 за июль 2021 г. Общество с ограниченной ответственностью «Теплица»

Похожие записи:

• Ипотека для многодетных: кому положена и как получить
• Развод при наличии несовершеннолетних детей в 2023 году
• Какие возможности даёт карта москвича школьникам и студентам?