Смена юридического адреса ООО: пошаговая инструкция — 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Смена юридического адреса ООО: пошаговая инструкция — 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если в процессе смены адреса ООО происходит смена ИФНС или территориальных подразделений ПФР и ФСС, то самостоятельно сниматься с учета и становиться на него в другом районе или населенном пункте не надо. Снятие и постановка на учет ИФНС и фонды происходит без вашего участия через систему межведомственного взаимодействия. Постановление Правительства РФ от 22.12.2011 N 1092 обязывает налоговые инспекции в течение 5 рабочих дней передать необходимые сведения в ПФР, ФСС и Росстат. Предлагаем кратко разобраться в этом вопросе.

Смена места нахождения ООО

Смена местонахождения юридического лица при переезде в другой населенный пункт занимает больше месяца и происходит в два этапа:

1. уведомление налоговой о смене юридического адреса;
2. регистрация смены юридического адреса.

Процедура смены адреса ООО в 2023 году при смене населенного пункта происходит в соответствии с законом от 30.03.2015 № 67-ФЗ, который существенно изменил положения статьи 17 закона «О госрегистрации» № 129-ФЗ.

На первом этапе в течение семи рабочих дней после принятия решения о смене юридического адреса необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию. Для этого в регистрирующую ИФНС по прежнему адресу надо подать:

• заверенную нотариусом форму Р13014 (при этом в листе Б заполняются только поля п.1);
• протокол или решение единственного участника о смене адреса.

На основании этих документов налоговая инспекция через 5 рабочих дней вносит в ЕГРЮЛ запись о принятии обществом решения об изменении места нахождения. Не ранее, чем через 20 календарных дней после внесения записи в госреестр директор должен снова обратиться в регистрирующую ИФНС, но уже по новому адресу.

Заявление вы должны подать не позднее 7 рабочих дней с момента принятия решения о смене юр. адреса. В налоговую понадобятся следующие документы:

• заполненное заявление по форме Р13014
• решение учредителя или протокол общего собрания
• изменения в устав — при необходимости
• гарантийное письмо владельца нежилого помещения или согласие всех собственников жилого помещения
• квитанция об оплате госпошлины — при необходимости

Подать документы можно такими способами:

• Лично заявителем непосредственно в ИФНС или МФЦ
• Онлайн через нотариуса или через онлайн-сервис ФНС со своей ЭЦП

Изменение юридического адреса ООО в рамках места нахождения

Если при смене адреса юридического лица населенный пункт остается прежним, процесс займет всего один этап.

Так, если в уставе изначально было указано только МО, то он остается прежним. В ИФНС по старому адресу нужно подать:

• заявление по форме №Р13014, предварительно заверенное нотариусом;
• решение руководителя/директора или протокол решения участников организации;
• документы, подтверждающие право на переезд.

Если в прежнем уставе были указаны точные координаты старого места нахождения ООО, устав придется корректировать. Тогда в регистрирующую инстанцию нужно подать следующие документы для смены адреса:

• заверенное заявление по форме №Р13014;
• документ, подтверждающий уплату пошлины;
• устав с добавленными изменениями в двух экземплярах;
• документы, подтверждающие переезд по новому адресу;
• решение руководителя или протокол решения собрания участников.

Изменения юридического адреса и учет в фондах

При изменении юридического адреса компании могут поменяться отделения ФСС и ПФР, в которых общество должно стоять на учете. Никаких действий от юр лица в этом случае не требуется. Налоговая самостоятельно направляет сведения об изменении местоположения компании в подразделения фондов.

Однако, даже в этом случае стоит проявить бдительность. Ошибки хоть и редко, но случаются. Руководителю общества стоит проконтролировать постановку на учет в новых органах, чтобы не остаться в ведении прежних фондов.

Зачем инспекторам 20 дней и в чем опасность?

Логика двадцати дней на первом этапе заключается в том, что после подачи решения о смене места нахождения, компанию будут проверять на предмет достоверности ее данных, содержащихся в ЕГРЮЛ. Кроме того, за этот отрезок времени помимо проверки регистрационных данных инспекторы будут использовать для осуществления контроля, проведения сверки с налоговой, в которой сейчас состоит на учете компания, – для получения ее «согласия» на переезд компании в другой город.

Если у компании имеются налоговые долги, то, скорее всего, ей назначат срок для их погашения. То есть за этот отрезок времени ИФНС должна принять решение, отпускать в новую налоговую или нет. Кроме того, были случаи, что при недоимке по взносам в несколько рублей сотрудники фонда написали инспекции, что против ухода компании в другой регион.

Таким образом, если планируется переезд компании в другой город или регион, имеет смысл провести сверку со своей налоговой и фондами, а также перепроверить данные, включенные в ЕГРЮЛ. И при наличии неточностей в реестре либо недоплат по налогам и взносам – закрыть все эти вопросы и только потом заниматься переездом.

Рассмотрим последствия несовпадения юридического и фактического адресов.

1. Риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу компании, указанному в ЕГРЮЛ, такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные ЕГРЮЛ об адресе юридического лица, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом, в рамках производства по делу об административном правонарушении и т.п.), за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица.

2. Принудительная ликвидация организации. Налоговики вправе принудительно ликвидировать, компании, которые в течение шести месяцев не исправляют недостоверные сведения о себе, содержащиеся в реестре.

Исключение общества из ЕГРЮЛ рассматривается как отказ основного должника от исполнения обязательств (ч. 3.1 ст. 3 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ). В этом случае, если у исключенной компании есть долги, появившиеся благодаря недобросовестным или неразумным действиям контролирующих лиц, такие лица могут быть привлечены к субсидиарной ответственности. Соответственно, после исключения компании из ЕГРЮЛ кредиторы (включая налоговую инспекцию) получат право требовать исполнения обязательств компании перед ними от контролирующих эту компанию лиц.

3. Штраф за ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органе. Факт деятельности организация по иному адресу, нежели указан в ЕГРЮЛ, налоговики могут расценить как создание обособленного подразделения. А по месту нахождения обособленного подразделения необходимо вставать на учет в ИФНС.

4. Нежелание контрагентов сотрудничать. Начиная с этого года инспекции могут проверить достоверность ряда сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, в том числе и адреса юридического лица. И если он вызовет у налоговиков сомнение, то они направят директору компании, а также всем ее участникам уведомление о недостоверности. В случае не предоставления подтверждения о достоверных данных в течение 30 дней с момента получения соответствующего уведомления, налоговики вносят сведения в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений компании.

5. Проблемы с банком. Как правило, в договоре банковского счета прописывается обязанность клиента представлять достоверную информацию, в частности, о своем местонахождении. И если банк узнает, что на самом деле компания находится по иному адресу, нежели указан в ЕГРЮЛ, он может через суд расторгнуть договор, поскольку клиент нарушил существенное условие договора.

До 2016 года смена юридического адреса проходила по указанному выше сценарию, независимо от того, остается организация в том же населенном пункте или переезжает в другой. Сейчас же смена местонахождения юридического лица при переезде в другой населенный пункт занимает больше месяца и происходит в два этапа:

• уведомление налоговой о смене юридического адреса;

• регистрация смены юридического адреса.

Процедура смены адреса в 2018 году при смене населенного пункта происходит в соответствии с законом от 30.03.2015 № 67-ФЗ, который существенно изменил положения статьи 17 закона «О госрегистрации» № 129-ФЗ.

На первом этапе в течение трех рабочих дней после принятия решения о смене юридического адреса необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию. Для этого в регистрирующую ИФНС по прежнему адресу надо подать:

• заверенную нотариусом форму Р14001;

• протокол или решение единственного участника о смене адреса.

На основании этих документов налоговая инспекция через 5 рабочих дней вносит в ЕГРЮЛ запись о принятии обществом решения об изменении места нахождения. Не ранее, чем через 20 календарных дней после внесения записи в госреестр директор снова обращается в регистрирующую ИФНС, но уже по новому адресу.

На втором этапе подаются практически те же документы, что при смене адреса с изменением устава:

• нотариально заверенная форма Р13001;

• подтверждение уплаты госпошлины (на реквизиты регистрирующей ИФНС по новому адресу);

• документы, подтверждающие новый адрес;

• протокол собрания или решение единственного участника о смене адреса и внесении изменений в устав;

• устав с внесенными изменениями или приложение к нему (2 экз.).

Чем отличается юридический адрес и место нахождения

До 5 мая 2014 года юридический адрес и место нахождения компании не различали. Но после принятия Федерального закона №99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой ГК РФ» эти понятия стали разными.

Юридический адрес – это обязательный элемент каждой организации, который должен быть максимально полным: индекс, область/край, город, улица, номер дома, номер офиса. Как было сказано выше, согласно Гражданскому Кодексу по этому адресу должен находиться исполнительный орган компании. Этот адрес фиксируется при регистрации в ЕГРЮЛ.

Место нахождения или фактический адрес – это фактическое место нахождения организации, который используется для официального документооборота. Фактический адрес может совпадать с юридическим или быть отличным от него.

Кстати, в Уставе организации зачастую указывается только город/поселок/населенный пункт. Но регистрировать организацию зарегистрировать можно исключительно по полному адресу, например: 300012, город Рязань, улица Вокзальная, дом 26, офис 210.

Данные понятия необходимо различать и понимать, в чем именно заключаются различия. В таблице ниже продемонстрируем последствия, которые возникают, если сменить юридический и фактический адреса ООО.

Наилучший вариант регистрации – когда юридический и фактический адреса совпадают. В этом случае ни у одного из проверяющих не возникнет к вашей организации вопросов и претензий.

Смена юридического адреса при переезде в другой населенный пункт

Перерегистрация места нахождения организации проходит в 2 шага: оповещение Налоговой службы о переезде и оформление по новому адресу. Сначала принимается решение о смене юр адреса ООО на собрании участников. После этого в течение трех дней нужно отправить в ФНС эти документы:

• Заявление по форме Р13014. В листе Б нужно заполнить п. 1.
• Протокол собрания участников с решением об изменении юр адреса. Если учредитель один, решение можно написать в свободной форме.

После принятия этих документов в регистрирующем органе ФНС через 5 рабочих дней в реестре ставится отметка о том, что предприятие находится в процессе смены юр адреса. Когда с этого дня пройдет 20 дней, нужно в Налоговую службу по новому месту регистрации отправить следующие бумаги:

• Форму Р13014. Ее необходимо заверить у нотариуса.
• Любой документ, подтверждающий, что ООО находится в новом месте.
• Устав с корректировками. Подойдет приложение. Понадобятся 2 экземпляра каждого документа.
• Протокол собрания о смене юридического адреса ООО.
• Квитанцию об оплате пошлины. Оплачивать нужно на реквизиты Налоговой инспекции по новому месту нахождения.

Изменение места размещения офиса на адрес проживания начальника или учредителя

Если сменить расположение ООО в документах требуется незамедлительно, то сделать это проще всего с оформлением на адрес, где живет руководитель фирмы или тот, чья доля в компании занимает больше половины. Этот процесс достаточно быстрый и занимает всего 5 дней. Для регистрации понадобятся:

• нотариально подписанное заявление по форме Р13014;
• квитанция о том, что клиент заплатил пошлину на счет прикрепленной к новому месту налоговой;
• протокол с подписью каждого участника или решение одного члена коллегии о нововведениях в уставе;
• устав с обновленными данными или приложение (два оригинала).

Смена юридического адреса ООО и обновление регистрации в фондах

Если при изменении адреса вы переходите в другое территориальное подразделение Пенсионного фонда или Фонда социального страхования, то самому убирать себя с учета и подавать заявление на вступление снова не требуется. Эта процедура проходит без непосредственного участия клиента.

Согласно законодательству, налоговые в срок до 5 дней обязаны передать требуемые сведения в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Росстат. Чтобы лучше понимать, как поменять юридический адрес, предлагаем подробнее разобраться в теме.

Так как территориальное деление фондов не затрагивает Федеральную налоговую службу, возможно случится такое, что вы поменяете налоговую, но будете под ответственностью все того же подразделения Пенсионного фонда или социального страхования. Поэтому желательно заранее узнать, подведомственность каким госорганам поменялась:

1. Учет в новой налоговой. По законодательству налоговый орган проводит процедуру снятия с учета за 5 дней с даты записи информации об обновленном адресе в ЕГРЮЛ. Ваша предыдущая ИФНС сама осуществляет отправку информации в другую налоговую. Все действия занимают в среднем до 30 дней. Чтобы при смене места не было трудностей и вопросов от ответственных органов, рекомендуем предварительно заняться проверкой расчетов по налогам. Снятие фирмы с учета по старому адресу официально закрепляется письмом. Индивидуальный номер налогоплательщика у фирмы не изменяется, а КПП (дополнение ИНН) меняется.
2. Изменение пенсионного фонда при внесении изменений в юридический адрес. Снятие может произойти не позднее 5 дней с момента предоставления сведений об этом от налоговой. После бумаги отправляют в новый офис Пенсионного фонда, а компания получает другой номер страхователя.
3. Прикрепление к другому Фонду социального страхования при изменении юридического адреса ООО. Проводится по той же схеме, что и у Пенсионного фонда, но регистрационный номер организации остается.
4. Новые коды статистики. В Федеральную службу госстатистики сообщать об изменении адреса юридического лица не нужно. Но учтите, что при смене расположения в некоторых случаях трансформируются коды статистики. Если так получится, стоит самостоятельно привезти или отправить по почте документы в Росстат по новому адресу и получить бумагу о начале действия обновленных кодов. Но сейчас почти во всех организациях достаточно предъявить уведомление с интернет-ресурса Росстата в печатном виде.
5. Изменение банковских реквизитов. Уведомлять ваш банк об изменении юридического адреса налоговая не уполномочена. Если будете и дальше сотрудничать с тем же банком, то понадобится завести другую банковскую карточку, привязав ее к новому адресу.

Изменения в уставе или только в ЕГРЮЛ

Уже около двух лет действует новый порядок указания юридического адреса в уставных документах, согласно которому разрешается определять местонахождение юрлица путем обозначения принадлежности к конкретному муниципальному образованию (ст. 54 ГК РФ). Отсюда следует, что если фирма меняет адрес в рамках того же самого региона, что указан в уставе, то изменения нужно будет внести только в ЕГРЮЛ. При этом нужно будет подготовить заявление по форме Р14001.

Если же в уставе юрадрес написан полностью, то менять сведения нужно будет не только в ЕГРЮЛ, но и в уставе, для чего предусмотрена подача другой специальной формы – Р13001.

Не понадобится предоставлять форму Р1400 в налоговую по изменившемуся адресу в таких ситуациях:

• регион местонахождения юрлица остался неизменным;
• адрес изменен на принадлежащий тому участнику или собственнику, который имеет право действий от имени ООО без предъявления доверенности;
• юрлицо «переезжает» по адресу владельца половины и более голосов от общего числа учредителей организации.

Меняем адрес только в госреестре

Если в уставе ООО местоположение юрлица обозначено названием муниципального объединения, что разрешено с 2014 года, то процедура смены адреса будет происходить немного иначе – значительно проще. Рассмотрим необходимые шаги.

Шаг 1. Подготовка протокола. Этот шаг аналогичен соответствующему этапу в вышеизложенной процедуре.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сам протокол не требуется, если вы регистрируете изменения адреса, не затрагивая уставных данных. Тем не менее, некоторые налоговые инспекции запрашивают этот документ, ведь если нарушен трехдневный срок подачи, это будет поводом для штрафа. Так что рекомендуется во избежание дополнительных хлопот все же иметь оригинал протокола при себе.

Шаг 2. Подготовка формы Р1400. Бланк скачиваем в Интернете или получаем в налоговой. Заполняем его, соблюдая те же требования к оформлению, что указаны при соответствующем шаге первой процедуры.

Шаг 3. Визит к нотариусу. Юрист заверяет собственноручную подпись руководителя на заявлении, брошюрует его и нумерует листы.

Шаг 4. Подача документов в ИНФС. Все необходимые документы подаются директором или уполномоченным лицом (доверенность должна быть оформлена письменно и нотариально заверена) инспектору ИНФС. На руки возвращается расписка о принятии документации.

Шаг 5. Результат регистрации. После того, как истекли 5 предусмотренных законом дней со дня подачи, можно получить лист записи единого госреестра с новыми адресными данными.

К СВЕДЕНИЮ! Госпошлина за данную процедуру не взимается.

При обоих путях финальным аккордом будет уведомление всех контрагентов о том, что организация получила новый юрадрес.

Смена места нахождения ООО

До 2016 года смена юридического адреса проходила по указанному выше сценарию, независимо от того, остается организация в том же населенном пункте или переезжает в другой. Сейчас же смена местонахождения юридического лица при переезде в другой населенный пункт занимает больше месяца и происходит в два этапа:

1. уведомление налоговой о смене юридического адреса;
2. регистрация смены юридического адреса.

Процедура смены адреса ООО в 2020 году при смене населенного пункта происходит в соответствии с законом от 30.03.2015 № 67-ФЗ, который существенно изменил положения статьи 17 закона «О госрегистрации» № 129-ФЗ.

На первом этапе в течение трех рабочих дней после принятия решения о смене юридического адреса необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию. Для этого в регистрирующую ИФНС по прежнему адресу надо подать:

• заверенную нотариусом форму Р14001 (при этом в листе Б заполняются только п.1–5);
• протокол или решение единственного участника о смене адреса.

На основании этих документов налоговая инспекция через 5 рабочих дней вносит в ЕГРЮЛ запись о принятии обществом решения об изменении места нахождения. Не ранее, чем через 20 календарных дней после внесения записи в госреестр директор должен снова обратиться в регистрирующую ИФНС, но уже по новому местоположению.

Какие документы нужны для смены юридического адреса на втором этапе? Они практически такие же, что подаются при смене адреса с изменением устава:

• нотариально заверенная форма Р13001;
• подтверждение уплаты госпошлины (на реквизиты регистрирующей ИФНС по новому адресу);
• документы, подтверждающие новый адрес ООО;
• протокол собрания или решение единственного участника о смене адреса и внесении изменений в устав;
• устав с внесенными изменениями или приложение к нему (2 экз.).

Если в процессе смены местоположения не было выявлено сведений о его недостоверности, то через пять рабочих дней ИФНС выдает лист записи ЕГРЮЛ с новым адресом.

Обратите внимание: в процессе выявления факта достоверности нового адреса налоговый инспектор может явиться лично и проверить, что по адресу созданы условия для нахождения там руководителя (оборудовано рабочее место, и адрес не является массовым). При обнаружении фиктивного адреса в его смене будет отказано, а в ЕГРЮЛ будет внесена запись о недостоверности сведений об организации.

Если новым юридическим адресом ООО будет домашний адрес директора или участника с долей более 50%, то такой двухэтапный порядок смены места нахождения не применяется.

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

• на обычном стандартном листке формата А4
• или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Похожие записи:

• Что делать, если долг попал к коллекторам?
• Техосмотр по новым правилам — 2022 год
• Установлен размер штрафа за непредставление данных по форме СЗВ-ТД