Правила внесения записей в трудовую книжку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения записей в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовое законодательство РФ указывает, что сотрудник прошедший военную службу, должен сообщить об этом работодателю, а также в подтверждение данного факта предъявить свой военный билет и заявление о внесении необходимых данных в трудовую. Руководство, ознакомившись с документами, обязано поставить на заявлении визу и издать соответствующий приказ, который для отдела кадров предприятия станет основанием для внесения записей. Специально уполномоченный на ведение и хранение трудовых книжек кадровик перед тем, как сделать запись в трудовую книжку о военной службе, должен изучить распорядительный документ, то есть приказ вышестоящего органа, написать расписку об ознакомлении.

Каждый гражданин РФ рано или поздно сталкивается с таким понятием, как трудовой стаж. Что это такое? И для чего он нужен в России?

Трудовым стажем называют общую продолжительность ведения трудовой деятельности. То есть данный показатель указывает на то, сколько человек проработал.

А необходим он для назначения пенсии. Например, при выслуге лет некоторые граждане могут стать пенсионерами досрочно. Также рабочий стаж помогает иногда получать надбавки к пенсии. В любом случае данная составляющая необходима для формирования и оформления пенсионных выплат. Служба в армии входит в трудовой стаж или нет? Записывается ли она в трудовую книжку гражданина? И если такая операция возможна, то что потребуется для воплощения задумки в жизнь?

Заявление и документы

Заявление на внесение изменений в трудовую книжку составляется в свободной форме, с указанием следующей информации:

• Название организации;
• Должность и ФИО руководителя организации или отдела кадров, в зависимости от того в чьи полномочия входит ведение кадровых документов;
• Должность и ФИО заявителя;
• В самом заявлении должна фигурировать просьба о внесении данных о прохождении воинской службы;
• Указать прилагаемые документы;
• Дата и подпись заявителя.

Говоря о документах, которые должны прилагаться к данному заявлению, здесь:

• Военный билет;
• Если вам были присуждены награды, то необходимо будет представить подтверждающие документы;
• Если служба проходила в контрактном режиме, то необходимо предоставить контракт.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе армии

Следовательно, запись о службе в армии также должен вносить сотрудник, ответственный по ведению трудовых книжек в организации. На практике, чаще всего таким ответственным сотрудником является работник отдела кадров. Запись вносится по первому месту приема на работу после службы в Армии.

• Будьте добры, направьте образец записи в трудовой книжке о службе в армии — образец внесения записи о службе приведен ниже по тексту.
• Необходимо ли исправление в трудовой книжке, если порядковый номер, дата и наименование документа, на основании которого внесена запись, заполнены на уровне строки «наименование работодателя», а не на уровне «принят на должность…»» — Внесение порядкового номера и даты в строку с заголовком (наименованием) организации, хотя и не соответствует по форме требованиям пункта 3.1. Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о службе в армии

Трудовое законодательство РФ указывает, что сотрудник прошедший военную службу, должен сообщить об этом работодателю, а также в подтверждение данного факта предъявить свой военный билет и заявление о внесении необходимых данных в трудовую. Руководство, ознакомившись с документами, обязано поставить на заявлении визу и издать соответствующий приказ, который для отдела кадров предприятия станет основанием для внесения записей. Специально уполномоченный на ведение и хранение трудовых книжек кадровик перед тем, как сделать запись в трудовую книжку о военной службе, должен изучить распорядительный документ, то есть приказ вышестоящего органа, написать расписку об ознакомлении.

В разделе сведений о работе кадровик должен зафиксировать сроки начала и окончания службы работника в вооруженных силах отечества. В графе, где указываются документы-основания, нужно записать номер и серию предоставленного военного билета. Процедура внесения вышеперечисленных записей предусматривает, в качестве завершения, проставление в трудовой книге печати предприятия и подписи руководящего органа или уполномоченного им лица.

Записи о военной службе вносятся, как правило, до того, как сотрудник официально зачисляется в штат предприятия. Однако, как показывает практика, так бывает не всегда. Например, военный билет в определенный момент пропал или находился на стадии восстановления. В таком случае законом предусмотрено внесение записи о военной службе уже после того, как сделана запись о приеме на должность.

После зачисления сотрудника он имеет право требовать от начальства внесение в трудовую сроков прохождения военной службы. Для этого нужно предоставить руководству для ознакомления военный билет и заявление, а также необходимые бумаги, официально подтверждающие, что военный билет временно утерян или находится на стадии восстановления. Обычно это справка. На ее основании в необходимых внутренних документах компании данная ситуация официально фиксируется.

Если сотрудник находился на срочной службе, то такую запись в трудовой делают отдельно. Также это правило касается и службы по контракту, для подтверждения которой предъявляется не только военный билет, но и сам контракт.

Запись о прохождении военной службы вносится тем же образом, что и любая другая запись, однако есть ряд особенностей, которые необходимо будет учесть:

• В 1 графу вносится порядковый номер записи;
• Во 2 дата внесения записи (чч.мм.гггг). В данном случае не стоит указывать срок зачисления на службу. Нужно указать именно дату вносимого в трудовую книжку изменения;
• В 3 графу вносится сама информация. Чёткого регламента здесь нет, однако стоит учитывать, что некоторые периоды не входят в срок службы. Так исключают:
  • Срок отбывания дисциплинарного наказания;
  • Срок пребывания в дисциплинарной воинской части.

Если у сотрудника в военном билете имеется обозначение таких периодов, то срок службы указывается с перерывом. В целом запись будет выглядеть примерно так: «Служба в Вооружённых силах Российской Федерации с 08.09.2016 по 15.09.2017»;

• В 4 графу вносится номер военного билета. Если у сотрудника имеются награды, то информация о них указывается здесь же, со ссылкой на номер документа. Если сотрудник проходил службу на контрактной основе, то вносится так же информация о контракте.

Какие документы должен предъявить сотрудник?

Чтобы начальник кадровой службы мог внести запись о службе в армию в трудовую работника, работник должен предъявить военный билет, а также написанное сотрудником заявление о просьбе сделать запись в трудовой.

Если у работника имеются награды, полученные во время службы, то для внесения записи он должен предъявить документы, подтверждающие наличие награды – медали или ордена.

Важно!!! Запись в трудовую книжку вносится только начальником кадровой службы и только на основании подтверждающих это документов.

Итак, перечислим основные документы, на которые опирается начальник кадровой службы, внося запись в трудовую сотрудника, проходившего службу в армии:

• военный билет, который является подтверждающим документом;
• заявление о просьбе сделать запись;
• правила заполнения трудовых книжек и вкладышей;
• если сотрудник нес службу по контракту, то предъявляется и контракт;
• если имеются награды, медали и ордена, документы, подтверждающие их наличие.

Если не внесли запись в трудовую о прохождении службы в ВС РФ?

Заполняя трудовую книжку, учитывайте тот факт, что запись о службе в Вооруженных силах РФ должна быть перед записью о приеме на работу. Может случиться, что записи о прохождении службы в Вооруженных силах РФ в трудовой книжке сотрудника нет.

Такое могло получиться, если сотрудник забыл предоставить военный билет или на момент своего трудоустройства потерял военный билет, а после восстановления не предоставил. Как быть в такой ситуации?

Если нет записи в ТК, ничего страшного. Конечно, в идеале, записи в трудовой должны быть расположены в хронологическом порядке, но законодатель не применяет никаких административных взысканий, если записи расположены не по датам. Поэтому вы можете внести запись уже после записи о приеме на работу.

Если на момент внесения записи в трудовую книжку сотрудник потерял военный билет, то он обязан представить справку, подтверждающую утерю военного билета.

Если получилось, что запись о службе в армии внесена после записи о приеме на работу, не нужно исправлять порядковый номер ни одной записи. Трудовая книжка не терпит исправлений!

Какие документы должен предъявить сотрудник?

Чтобы начальник кадровой службы мог внести запись о службе в армию в трудовую работника, работник должен предъявить военный билет, а также написанное сотрудником заявление о просьбе сделать запись в трудовой.

Если у работника имеются награды, полученные во время службы, то для внесения записи он должен предъявить документы, подтверждающие наличие награды – медали или ордена.

Важно!!! Запись в трудовую книжку вносится только начальником кадровой службы и только на основании подтверждающих это документов.

Итак, перечислим основные документы, на которые опирается начальник кадровой службы, внося запись в трудовую сотрудника, проходившего службу в армии:

• военный билет, который является подтверждающим документом;
• заявление о просьбе сделать запись;
• правила заполнения трудовых книжек и вкладышей;
• если сотрудник нес службу по контракту, то предъявляется и контракт;
• если имеются награды, медали и ордена, документы, подтверждающие их наличие.

Образец заполнения графы «Сведения о работе» трудовой книжки

Нужно ли вносить исправления, если были допущены ошибки?

Бывает, что, внося записи в трудовой книжке вы допускаете ошибки, например: перепутали строчки, например, номер, дату и название документа (приказа или военного билета), и указали в строке «Наименование работодателя». Это не критично, так как внесенная информация является верной. Поэтому ошибочное написание, при условии, что информация верная, не требует никаких исправлений.

Если сотрудник уже служит по контракту, то работодатель не вправе принять его на работу, так как работник не имеет права работать в двух местах одновременно, исключая случаи совместительства.

Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть внесены четким и разборчивым почерком. Главное, чтобы записи были аккуратные и без помарок. Ведь это документ, выдающийся один раз и на всю жизнь, поэтому, чем аккуратнее и разборчивее будут записи, тем легче потом работнику оформлять документы на пенсию.

Порядок занесения сведений о прохождении военной службы

Кадровикам важно знать, как внести запись в трудовую книжку о службе в армии. Будущий сотрудник организации обязан предоставить руководителю свой военный билет, а также заявление, которое в дальнейшем послужит причиной издания соответствующего приказа, в письменном виде.

Все последующие сведения, в том числе и запись в трудовой книжке о службе в армии, вносятся уже кадровиком. Далее понадобятся следующие документы:

• трудовая книжка работника либо ее незаполненный бланк;
• действительные и непросроченные документы организации;
• правила ведения документа, содержащего сведения о профессиональной деятельности;
• Трудовой кодекс РФ;
• действительная печать организации;
• бланк для составления приказа;
• бланк для написания заявления.

Затем все документы и бланки заполняются обеими сторонами в лице работодателя и работника. Заявление от будущего сотрудника организации должно быть направлено к руководителю. Он же, в свою очередь, создает приказ, назначая ответственным по нему кадрового сотрудника. Кадровик выполняет функции ведения трудовых книжек и следит за тем, чтобы ни у кого из сотрудников не была пропущена ни одна запись в трудовой книжке, в том числе и о службе в армии. Поэтому всеми вопросами и тем, как правильно внести запись, занимается именно он.

Если не внесли запись в трудовую о прохождении службы в ВС РФ?

Заполняя трудовую книжку, учитывайте тот факт, что запись о службе в Вооруженных силах РФ должна быть перед записью о приеме на работу. Может случиться, что записи о прохождении службы в Вооруженных силах РФ в трудовой книжке сотрудника нет.

Такое могло получиться, если сотрудник забыл предоставить военный билет или на момент своего трудоустройства потерял военный билет, а после восстановления не предоставил. Как быть в такой ситуации?

Если нет записи в ТК, ничего страшного. Конечно, в идеале, записи в трудовой должны быть расположены в хронологическом порядке, но законодатель не применяет никаких административных взысканий, если записи расположены не по датам. Поэтому вы можете внести запись уже после записи о приеме на работу.

Если на момент внесения записи в трудовую книжку сотрудник потерял военный билет, то он обязан представить справку, подтверждающую утерю военного билета.

Если получилось, что запись о службе в армии внесена после записи о приеме на работу, не нужно исправлять порядковый номер ни одной записи. Трудовая книжка не терпит исправлений!

Образец заполнения графы «Сведения о работе» трудовой книжки, оформленной у индивидуального предпринимателя

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 1 

 05 

 05 

2008

Служба в Вооруженных 
силах Российской 
Федерации с 21 сентября
1998 г. по 19 апреля 
2008 г. 

В/б МН N 3042105

Индивидуальный 
предприниматель 
Лев Вениаминович Трубач

 2 

 05 

 05 

2008

Принят в кондитерский 
цех художником- 
оформителем 

Приказ N 49 
от 05.05.2008 

Для того чтобы внести данные о службе в вооруженных силах, необходимо предоставить подтверждение этого факта и определенный пакет документов. Среди них:

1. Военный билет с подтверждающим документом.
2. Заявление, составленное собственноручно.
3. Если проходил службу по контрактной форме, то сам контракт.
4. Если были вручены награды, то документы, которые подтверждают их наличие.

Кадровику нужно действовать внимательно, ведь есть периоды, которые не входят в общий срок службы, а именно:

• Срок дисциплинарного ареста.
• Срок нахождения в дисциплинарной воинской части.

Похожие записи:

• Налоговая декларация для ИП и ЮЛ на УСН за 2022 год
• Отпуск при неполном рабочем дне
• Дисциплинарная ответственность работников