Обязательно ли вести личную карточку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли вести личную карточку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

Несмотря на то, что личная карточка работника стала необязательной, многие не хотят от неё отказываться, и вот почему:

1. По этой форме удобно учитывать отпуска.

В карточке есть специальный раздел «Отпуск». В нём кадровикам удобно фиксировать отпуска, особенно, если есть не только основные, но и дополнительные — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.

2. Вся информация о сотруднике в одном документе.

Действительно, для каких-то организаций это очень удобно. В карточках Т-2 есть, например, раздел о составе семьи, где может быть внесена информация о детях. Эту информацию можно использовать для расчёта ориентировочного бюджета на новогодние подарки детям или дополнительные социальные выплаты сотрудникам с детьми.

3. Форма Т-2 с подписью работника является дополнительным доказательством в суде.

В судебной практике были случаи, когда этот документ помогал работодателю защититься. Известен такой спор: сотрудник по своему желанию много лет не брал положенный отпуск. У него накопилось более 300 неиспользованных дней отпуска, и он подал иск на работодателя с требованием оплатить проценты за просрочку выплат и моральный вред. Работодатель же предоставил суду приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы и дополнительный документ — карточку Т-2, в которой были отмечены отпуска. На основании этого суд посчитал, что работодатель выполнял свою обязанность по предоставлению отпусков. А если сотрудник по своему желанию не уходил в отпуск, то это не является основанием для назначения процентов и компенсации морального вреда.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения
2. Сведения о воинском учете
3. Прием на работу и переводы на другую работу
4. Аттестация
5. Повышение квалификации
6. Профессиональная переподготовка
7. Награды (поощрения) и почетные звания
8. Отпуск
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
10. Дополнительные сведения
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Уровни образования (образовательные цензы)

Формулировки записей о состоянии в браке

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

Кто обязан вести личные карточки в 2021 году

В 2021 году личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовой формы (подп. 1.1 п. 1 и п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1).

Личную карточку оформляют на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Оформить такой документ нужно при приеме на работу и вести в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации.

В случае увольнения сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации. О том, как организовать документооборот в кадровой службе, рассказали эксперты Системы Главбух.

Заранее определитесь со списком документов, которые будете хранить в личных делах сотрудников. Нарушать правила работы с персональными данными стало в два раза опаснее, чем раньше. Подробнее о том, как вести и хранить личные дела, читайте в статье.

Как заполнить личную карточку сотрудника

Начинать заполнение карточки следует с наименования организации согласно учредительным документам. Затем заполняется первая таблица, в которой указываются:

• дата составления личной карточки;
• табельный номер, который присваивается работнику;
• ИНН сотрудника и номер СНИЛС;

Когда у сотрудника отсутствует СНИЛС, его оформляет работодатель на основании письменного заявления (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Исключение – дистанционный сотрудник, который получает пенсионное свидетельство сам (ч. 4 ст. 312.2 ТК).

• в графе «Алфавит» следует указать первую букву фамилии сотрудника;
• в графе «Характер работы» нужно указать «постоянно» или «временно»;
• в графе «Вид работы» указывается «основная» или «по совместительству»;
• заполняется графа «Пол».

Далее отдел персонала заполняет раздел 1 личной карточки сотрудника. Вносятся номер и дата трудового договора, а также общие сведения о работнике:

• ФИО, дата и место рождения, гражданство;
• знание иностранного языка; ;
• профессия и стаж работы;
• сведения о наличии брака и составе семьи;
• паспортные данные;
• адрес места жительства (и постоянной регистрации, и фактический);
• номер телефона.

Раздел 2 личной карточки «Сведения о воинском учете» заполняется в зависимости от того, является ли лицо военнообязанным, и заверяется подписями руководителя отдела персонала и самого работника.

Раздел 3 «Прием на работу и переводы на другую работу» заполняется на основании соответствующих приказов – о приеме в штат компании или о переводе. Каждая новая запись должна быть скреплена подписью самого работника об ознакомлении.

Раздел 4 «Аттестация» должен быть заполнен, когда законом или локальными актами организации в обязательном порядке для этого работника предусмотрено проведение аттестации.

Заполняем личную карточку работника

Кадры Личная карточка по форме Т-2 обобщает сведения о конкретном сотруднике. Разберем по шагам, как заполнить каждый ее раздел. 19 июля 2021 Безрукова Анна

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем детально заполнение всех важных его частей.

В шапке содержатся поля для кодов ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД — код самой личной карточки, а ОКПО — код предприятия, базирующийся на статистических данных. Кроме этого, в шапке вписывают название предприятия, за ним ставят запятую и вписывают адрес (лучше фактический).

Дальше идет таблица, где заполняют следующие данные:

1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2021).
2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
3. ИНН (можно не приводить).
4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
6. Характер работы записывают на основе приказа директора. Может быть временным или постоянным.
7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, может быть исключительно основным. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Образец заполнения личной карточки работника форма Т-2

Рассмотрим порядок заполнения бланка Т-2 подробнее ниже.

Заполнение «шапки» личной карточки

Вверху бланка расположены строки для указания следующей информации о сотруднике:

• название организации, ее ОКПО;
• дата заполнения Т-2;
• табельный номер — индивидуальный номер, присваиваемый конкретного сотруднику при приеме его на работу, данный номер сохраняется за работником на протяжении всего периода его работы в данной организации;
• ИНН сотрудника;
• номер СНИЛС;
• алфавит — первая буква фамилии работника;
• характера работы — постоянная или временная;
• вид работы — основная или по совместительству;
• пол — М или Ж.

Заполнение первого раздела бланка личной карточки работника:

Здесь отражаются общие сведения о физическом лице:

• номер и дата трудового договора;
• ФИО;
• место и дата рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• сведения об образовании и учебном заведении;
• профессия;
• стаж работы на основании трудовой книжки;
• семейное положение и состав семьи;
• реквизиты паспорта;
• адрес места жительства;
• номер телефона.

При необходимости также заполняются справа коды по различным классификаторам.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;

• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);

• характер работы (постоянно или временно);

• вид работы (основная или по совместительству);

• пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 — лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

Личная карточка работника оформляется сразу же после подписания приказа о приеме сотрудника на работу. Использование унифицированной формы позволяет получить готовый образец, который останется только правильно заполнить. Вот бланк личной карточки Т-2:

GDE Ошибка: Ошибка при загрузке файла — При необходимости выключите проверку ошибок (404:Not Found)

Чтобы правильно заполнить документ, потребуется указать в нем только правдивую и актуальную информацию. Личная карточка состоит из шапки и 11 разделов, которые являются основными. Шапка документа требует заполнения следующих данных:

• ИНН человека, который устроился на работу;
• даты составления;
• страхового номера индивидуального счета;
• характера работы;
• пола человека;
• табельного номера работника.

Также потребуется заполнить информацию в 11 разделах. Первый раздел требует указания следующих данных:

• сведения о трудовом договоре;
• стаж работы;
• паспортные данные;
• место рождения;
• полного ФИО;
• гражданство;
• наличие дополнительных знаний (владение иностранным языком и т.д.);
• адрес прописки и фактического проживания.

Вторая часть включает в себя информацию о воинском учете. Третий раздел включает в себя сведения о приеме на работу и переводах. Четвертая — сведения об аттестации (если проводилась). Пятый — сведения об имеющимся образовании. Шестой — сведения об имеющимся дополнительном образовании или пройденной переподготовки. Седьмой — информация о наградах и званиях. Восьмой — сведения об отпусках. Девятый — информация о льготах. Десятый — дополнительная информация о человеке (заполняется по необходимости). Одиннадцатый — основания прекращения трудового договора (заполняется после увольнения).

Чтобы правильно заполнить личную карточку человека, потребуется приложить немало усилий. После того как документ будет заполнен, его можно использовать для учета. Карточка, созданная в соответствии с унифицированной формой Т-2, помогает в работе кадрового отдела любой компании. Найти образцы заполнения можно в интернете. Также их могут предоставить официальные источники.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Срок хранения документа

Личная карточка работника находится все время работы сотрудника компании в кадровой службе, в месте, куда доступ ограничен. После прекращения действия с сотрудником трудового соглашения, рекомендуется ее хранить в отделе кадров еще определенное время, а только после этого передавать данные документы в архив предприятия.

Сложившаяся практика показывает, что личные карточки на уволенных сотрудников хранятся кадровой службе от одного года до трех лет. Связано это с тем, что бывший работник в этот период может часто обращаться с запросами о предоставлении различных справок и иных сведений о работе.

Внимание: после передачи личной карточки в архив компании, ее нужно там хранить еще 75 лет после увольнения работника.

Метки: Кадровые документы

Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

Заполнение справки россиянами

Вне зависимости от того, является ли местом вашей постоянной регистрации Россия, Украина, Беларусь или другая страна, заполняя налоговые бланки и другие документы, связанные с трудовой деятельностью и получением доходов, вы должны знать все необходимые коды, ОКИН, гражданства и т. п. Пока они не будут вписаны в соответствующие графы, документ будет считаться недействительным, так как не даст полную исчерпывающую информацию о вас.

Российским гражданам в справке 2-НДФЛ понадобится указать кодовое сочетание цифр, присвоенных РФ. Оно пишется в пункте 2.5 второго блока документа, именующегося «Данные о гражданском лице». В ОКСМ Российской Федерации присвоен номер 643. Его и нужно вписать в указанную выше графу.

Статус лица без гражданства не освобождает вас от обязанности вписывать в справку данные, фиксируемые в классификаторах. В документ такому лицу нужно внести информацию о стране, которая выдала ему бумагу, удостоверяющую личность. Бланк справки 2-НДФЛ и образец заполнения можно скачать здесь.

Похожие записи:

• Как с 11.02.2023 заполнять платежные поручения по налогам и взносам
• Критерии назначения выездных налоговых проверок: как не попасть на крючок ФНС
• От любви до развода: кому и зачем нужны брачные договоры