Подписан закон о регулировании дистанционной (удаленной) работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подписан закон о регулировании дистанционной (удаленной) работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

• постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
• временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
• чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

Понятие и виды дистанционной работы

Есть несколько вариантов удалёнки:

• на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
• временный вариант — не более шести месяцев;
• периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.

Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре

В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.

Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:

• причину перевода;
• список работников, которых переводят;
• срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
• порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
• порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.

1. Дистанционный, удаленный работник: есть ли отличия.

2. Варианты оформления трудовых отношений с дистанционными работниками с 2021 года.

3. Требования к оформлению кадровых документов с дистанционным (удаленным) работником.

4. Сроки и периодичность оформления дистанционной работы.

5. Новая статья о переводе работников на дистанционную работу по инициативе работодателя.

6. Требования к локальному нормативному акту работодателя, регулирующего трудовые отношения с дистанционными работниками.

7. Особенности оформления дополнительного соглашения о периодической или временной дистанционной работе.

8. Выплата работнику компенсации за использование личного имущества.

9. Какое условие важно не потерять в трудовом договоре, дополнительном соглашении с дистанционным работником.

10. Новые основания расторжения трудового договора с дистанционными работниками.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости ². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

• заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
• их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

• коллективным договором;
• локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором,
• дополнительным соглашением к договору.

Преимущества и недостатки удаленного труда

Как и у любого другого графика работы или метода организации труда, у удаленной работы есть свои плюсы и минусы. Для наглядности приведем их в таблице.

 Преимущества 

 Недостатки

 Экономия на расходах (арендная 
 плата, коммунальные платежи и пр.) 

Отсутствие закрепленных обязанностей
и рычагов влияния на работников

 Экономия на оргтехнике (ее 
 обслуживании), канцелярских 
 принадлежностях 

Невозможность оперативной работы с
удаленным работником

 Экономия на налогах, отчислениях и 
 соцпакете 

Невозможность контроля за
деятельностью работника

 Возможность платить меньшую 
 заработную плату, чем сотруднику, 
 работающему в офисе 

Отсутствие стационарного офиса
негативно сказывается на имидже
компании

 Удаленные работники реже прогуливают
 и уходят на больничные 

Эффективность работы зависит только
от профессионализма удаленного
работника, так как у него нет
возможности взаимодействовать с
коллегами и структурными
подразделениями

Для работников удаленный труд тоже имеет и положительные, и отрицательные стороны. К примеру, им нравится отсутствие контроля со стороны начальства, дресс-кода. Для некоторых работников удаленная работа — это возможность прекратить общение с неприятными им людьми. Кроме этого, лицам, трудящимся вне офиса, нравится, что они самостоятельно организуют рабочий процесс и могут параллельно делать домашние дела.

При этом работников может не устраивать отсутствие социума, стабильной нагрузки и постоянного заработка. Если отношения оформлены гражданско-правовым договором, то работникам не предоставляются отпуска и иные гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством.

Как видим, преимущества и недостатки есть как для работника, так и для работодателя. В любом случае вопрос применения удаленного труда в компании решает работодатель.

Ошибка: Электронный документооборот между работодателем и дистанционным сотрудником осуществляется без использования электронной подписи.

Комментарий: При дистанционных отношениях с сотрудниками возможно обмен как бумажными, так и электронными документами. Во втором случае работнику придется приобрести электронную подпись, чтобы он мог заверять документы перед тем, как отправить их работодателю через интернет.

Ошибка: В трудовом договоре с дистанционным сотрудником не оговаривается срок, в течение которого сотрудник и наниматель обязуются подтвердить факт получения электронных файлов.

Комментарий: Пункт о подтверждении получения электронного документа следует предусмотреть в трудовом соглашении во избежание конфликтов по поводу сроков исполнения работ и оплаты.

Ответы на распространенные вопросы про трудовые отношения с дистанционным работником

Вопрос №1: Сотрудник изначально был нанят на работу в качестве надомного работника. Позднее его работа стала соответствовать понятию дистанционного сотрудничества, нужно ли перезаключать трудовой договор?

Ответ: Заключать новый трудовой договор не обязательно, никаких санкций за это не предусмотрено. Но лучше будет, если статус дистанционного сотрудника будет закреплен новым соглашением.

Вопрос №2: Целесообразно ли нанимать дистанционных сотрудников, будут ли они достаточно качественно выполнять свои обязанности без надлежащего присмотра со стороны работодателя?

Ответ: Работу дистанционных сотрудников рекомендуется контролировать, проверяя отчеты и выполненные задания. В любом случае, можно уволить недобросовестного работника и нанять нового. Дистанционный труд помогает сэкономить бюджет компаний и отказаться от аренды дополнительных помещений, что особенно важно для небольших фирм. Но рекомендуется переводить на дистанционную работу только таких сотрудников, как копирайтеры, верстальщики, дизайнеры и т.д. Бухгалтер, диспетчер, редактор — таких работников лучше держать в офисе.

Оплата труда дистанционных работников

Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.

Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.

Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.

Если работа предполагается только удалённая, то договор оформляется. Бухгалтер, например, не может быть дистанционным работником, потому что он обязан сдавать отчёты в ФНС по адресу компании, а это уже не вяжется с нормами главы 49.1 ТК. Надомные работники заключают другие договоры (о надомной работе). Сотрудники, которые обязаны появляться на определённом рабочем месте тоже не дистанционные (врачи, фармацевты, строители, повара, бармены и т.п.)

Могут быть удалёнными (дистанционными) сотрудниками:

• копирайтеры;
• журналисты;
• программисты;
• аудиторы;
• сметчики и проектировщики;
• редакторы и журналисты;
• дизайнеры и архитекторы и т.п.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:

• рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
• предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
• не действуют гарантии, положенные лицам:
  • работающим в районах Крайнего Севера;
  • совмещающим работу и учебу;
  • прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.

Порядок оформления трудового договора с удаленным сотрудником

Оформление трудового договора с дистанционным сотрудником возможно посредством обмена документами в электронном виде, но с последующей обязательной почтовой пересылкой документов на бумаге (отправка не позже трех дней с момента заключения договора). Заявление о приеме на работу также можно принять электронно с последующей отправкой по почте.

Если нет возможности представить остальные документы лично, можно принять их в виде нотариально заверенных копий. Трудовая книжка в таком случае пересылается почтовой отправкой с уведомлением.

Отметку в трудовой делать не обязательно, но возможно (по соглашению сторон).

Если для вашего удаленного сотрудника это первое официальное трудоустройство, то СНИЛС он получает самостоятельно.

При приеме на работу необходимо ознакомить сотрудника со всеми правилами внутренней трудовой дисциплины и локальными нормативными актами компании, регулирующими этот вопрос.

Личная карточка дистанционного работника заполняется в том же порядке, что и при принятии на работу обычного сотрудника. Каких-либо особенностей регулирующих порядок ее заполнения нормы ТК РФ не предусматривают.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена форма № Т-2 «Личная карточка работника». Заметим, что с 1 января 2013 г. применение данной формы не является обязательным. Однако работодатель вправе использовать данную форму при оформлении приема на работу работников.

Отметим, что унифицированная форма личной карточки предусматривает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить оформленную личную карточку такому сотруднику в электронной форме. Работник должен подписать ее своей усиленной квалифицированной ЭП и отправить ее обратно работодателю. Отметим, что соответствующее оформление также должно сопровождаться обменом электронными уведомлениями о получении электронного документа между работником и работодателем (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Похожие записи:

• Минимальная пенсия с 1 января 2023 года по регионам России
• Регистрация автомобиля в ГИБДД и постановка на учет в 2023 году
• ОСПАРИВАНИЕ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ НА ОБЩЕМ СОБРАНИИ АКЦИОНЕРОВ